Comment retrouver un e-mail parmi 500 000
Chercher dans une énorme archive n'est pas une question de meilleurs mots-clés : il s'agit de resserrer sur ce que l'archive sait avec certitude — qui l'a envoyé, quand, et s'il y avait une pièce jointe. Une méthode pratique, avec la syntaxe.
Commencez par ce dont vous êtes sûr, pas par ce dont vous vous souvenez. L’expéditeur, la période approximative, la présence ou non d’une pièce jointe : ce sont des faits que l’archive conserve exactement. La formulation de l’objet, elle, est un souvenir — et les souvenirs d’objets de messages sont presque toujours faux.
Ce simple changement d’ordre fait la différence entre trouver en trente secondes et faire défiler pendant une heure.
Les opérateurs
Le jeu complet est dans l’aide-mémoire ; voici ceux qui font le travail :
| Opérateur | Trouve |
|---|---|
from: | les messages d’un expéditeur |
to: | les messages envoyés à une adresse |
subject: | des mots dans l’objet |
body: | des mots dans le corps |
date: | une date ou une période |
has:attachment | les messages qui portent un fichier |
size:> | les messages au-delà d’une taille |
"expression exacte" | les mots ensemble, dans l’ordre |
OR, négation | les alternatives, les exclusions |
Ils se combinent, et c’est tout l’intérêt. from:facturation has:attachment date:2019..2021, ce sont trois certitudes empilées, et trois certitudes vous laissent en général une page de résultats au lieu d’une botte de foin.
La méthode
1. Ancrez-vous sur l’expéditeur. Vous savez presque toujours qui, même quand la formulation vous échappe. from: fonctionne sur une adresse partielle — from:airfrance retrouve toutes les variantes depuis lesquelles la compagnie a jamais écrit.
2. Coupez dans le temps. Pas le jour exact ; l’année, ou la période dont vous êtes sûr. Un demi-million de messages sur vingt ans, cela fait vingt-cinq mille par an — un seul date: divise par dix gratuitement.
3. Ajoutez la forme du message. Y avait-il un fichier joint ? has:attachment. Était-il volumineux ? size:>5MB. C’est là que les factures, les contrats et les photos se détachent des conversations.
4. Seulement maintenant, les mots. Et préférez d’abord subject: à body: — c’est plus rapide et, quand cela touche, plus précis. Gardez body: pour les cas où vous vous rappelez une phrase plutôt qu’un sujet.
5. Si cela échoue, relâchez une seule contrainte. L’année, le plus souvent, parce que tout le monde se trompe d’année en permanence. Élargissez la période avant de commencer à douter de l’expéditeur.
Ce que les gens font de travers
Chercher avec leurs propres mots. Vous vous souvenez du « truc de l’assurance » ; le message, lui, s’intitule Renouvellement de votre contrat 2019. Cherchez plutôt l’expéditeur — un expéditeur n’est jamais une paraphrase.
Faire confiance à l’année. Au-delà de trois ans, tout se met à dériver. Élargissez à une fourchette de deux ans et laissez les autres filtres resserrer.
Oublier que c’est peut-être arrivé dans une réponse. Le document que vous cherchez peut être joint à un message enfoui dans un fil, dont l’objet est un Re: Re: Fwd: de quelque chose que vous n’avez jamais lu. has:attachment le trouve ; l’objet, non.
Chercher dans la mauvaise archive. Avec les exports Takeout en plusieurs parties et les vieilles sauvegardes, il est courant de fouiller un fichier qui n’a jamais contenu le message. Fusionner d’abord les parties en une seule boîte, les doublons écartés par Message-ID, supprime toute cette catégorie de confusion.
Se servir des libellés plutôt que chercher
Si l’archive vient de Gmail, vos libellés sont venus avec — Takeout les range dans un en-tête. Parcourir Factures dans la barre latérale est souvent plus rapide que n’importe quelle requête, parce que le classement, vous l’avez déjà fait il y a des années, un message à la fois.
Même chose pour les fils : le regroupement par conversation reconstitue les chaînes de réponses, si bien que retrouver un message d’un échange vous donne l’échange entier, dans l’ordre.
La vitesse, honnêtement
Les recherches sur les en-têtes — expéditeur, destinataire, objet, date — répondent immédiatement, parce qu’elles sont servies par l’index et non par la lecture du courrier.
body: est différent : il parcourt les messages, donc sur une très grande archive comptez des secondes plutôt que de l’instantané. C’est un argument de plus en faveur de la méthode ci-dessus — quand vous en arrivez au corps du texte, vous devriez chercher dans quelques milliers de messages, pas dans un demi-million.
Une fois que vous l’avez trouvé
En général, la recherche n’est pas le but ; remettre quelque chose à quelqu’un, si. Prenez le résultat et exportez-le : un message en EML ou en PDF, les pièces jointes seules, ou — quand la demande porte sur un ensemble plutôt que sur un message — toute la sélection sous forme de nouveau fichier MBOX ne contenant que ceux-là, l’archive d’origine restant intacte.
Ouvrez votre archive avec Mbox Viewer
Application native pour Mac et Windows. Lit en streaming des fichiers MBOX et EML de toute taille, entièrement hors ligne.