50만 통 중에서 메일 한 통 찾는 법

기억나는 것이 아니라 확신하는 것에서 출발하세요. 보낸 사람, 대략의 시기, 첨부 파일이 있었는지 — 이것들은 아카이브가 정확하게 저장해 둔 사실입니다. 제목의 표현은 기억이고, 제목에 대한 기억은 대체로 틀립니다.

이 순서를 바꾸는 것 하나가 30초 만에 찾는 것과 한 시간을 스크롤하는 것의 차이를 만듭니다.

연산자

전체 목록은 치트 시트에 있고, 실제로 일을 하는 것은 이것들입니다.

연산자	찾는 것
from:	특정 발신자가 보낸 메시지
to:	특정 주소로 보낸 메시지
subject:	제목 안의 단어
body:	본문 안의 단어
date:	날짜 또는 기간
has:attachment	파일이 딸린 메시지
size:>	특정 크기를 넘는 메시지
"정확한 구절"	그 단어들이 순서대로 붙어 있는 것
OR, 부정	선택지, 제외 조건

조합할 수 있고, 조합하는 것이 전부입니다. from:billing has:attachment date:2019..2021은 확실한 사실 세 개를 포개어 놓은 것이고, 확실한 사실 세 개면 대개 건초 더미 대신 결과 한 페이지가 남습니다.

방법

1. 보낸 사람에 닻을 내리세요. 표현이 떠오르지 않을 때도 누구인지는 거의 늘 압니다. 주소의 일부만 써도 from:은 동작합니다. from:koreanair라고 치면 그 항공사가 지금껏 보내온 모든 변형 주소가 걸립니다.

2. 시간으로 자르세요. 정확한 날짜가 아니라 연도, 또는 확신이 서는 기간이면 됩니다. 20년에 걸친 50만 통은 1년에 2만 5천 통이고, date: 하나면 공짜로 한 자릿수를 좁힐 수 있습니다.

3. 생김새를 더하세요. 파일이 붙어 있었나요? has:attachment. 용량이 컸나요? size:>5MB. 청구서와 계약서와 사진이 대화에서 갈라져 나오는 지점이 여기입니다.

4. 단어는 이제서야. 그리고 body:보다 subject:를 먼저 쓰세요. 더 빠르고, 걸렸을 때 더 정확합니다. body:는 주제가 아니라 문장이 기억날 때를 위해 남겨 두세요.

5. 안 되면 하나만 느슨하게. 대개는 날짜입니다. 사람들은 연도를 끊임없이 잘못 기억하거든요. 보낸 사람을 의심하기 전에 기간부터 넓히세요.

사람들이 자주 틀리는 것

내가 부르는 이름으로 검색하기. 기억 속에서는 “그 보험 건”이지만, 메시지에는 2019년 자동차보험 갱신 안내라고 적혀 있습니다. 대신 보낸 사람을 검색하세요. 보낸 사람은 절대 의역되지 않습니다.

연도를 믿기. 3년보다 오래된 일은 어긋납니다. 2년 범위로 넓히고 나머지 조건이 좁히게 두세요.

답장으로 왔을 가능성을 잊기. 찾는 문서가 스레드 깊숙한 메시지에 붙어 있을 수 있고, 그 제목은 읽어 본 적도 없는 무언가 앞에 Re: Re: Fwd:가 달린 모양일 겁니다. has:attachment는 그것을 찾아내고, 제목으로는 못 찾습니다.

엉뚱한 아카이브를 뒤지기. 여러 개로 나뉜 Takeout 내보내기와 오래된 백업이 섞이면, 애초에 그 메시지가 들어 있지도 않은 파일을 뒤지고 있는 일이 흔합니다. 조각들을 먼저 하나의 메일박스로 합치고 Message-ID로 중복을 걸러 내면 이런 부류의 혼란이 통째로 사라집니다.

검색 대신 라벨 쓰기

아카이브가 Gmail에서 왔다면 라벨도 함께 왔습니다. Takeout이 헤더에 저장하거든요. 사이드바에서 청구서를 훑는 편이 어떤 질의보다 빠른 경우가 많습니다. 분류하는 일은 이미 몇 년 전에, 한 통씩 해 두었으니까요.

스레드도 마찬가지입니다. 대화 묶기가 답장 사슬을 복원해 주므로, 오간 대화 중 한 통을 찾으면 그 대화 전체를 순서대로 얻게 됩니다.

속도에 대해 솔직히

헤더 검색 — 보낸 사람, 받는 사람, 제목, 날짜 — 은 곧바로 돌아옵니다. 메일을 읽어서가 아니라 인덱스로 답하기 때문입니다.

body:는 다릅니다. 메시지를 실제로 훑고 지나가므로 아주 큰 아카이브에서는 즉시가 아니라 몇 초 단위로 걸립니다. 위의 방법을 권하는 또 하나의 이유이기도 합니다. 본문 검색에 이를 때쯤이면 50만 통이 아니라 몇천 통을 뒤지고 있어야 합니다.

찾은 다음에

검색 자체가 목적인 경우는 드뭅니다. 대개는 무언가를 건네주는 것이 목적이죠. 결과를 골라 내보내면 됩니다. 메시지 한 통을 EML이나 PDF로, 첨부 파일만 따로, 또는 요청받은 것이 한 통이 아니라 한 묶음이라면 그 메시지들만 담은 새 MBOX 파일로 내보내면 됩니다. 원본 아카이브는 그대로 둔 채로요.