Jak przekonwertować PST z Outlooka na MBOX bez kupowania konwertera

Nie musisz nic kupować. Plik PST z Outlooka zamienia się w zwykły plik MBOX przy pomocy dwóch darmowych programów — Mozilla Thunderbird i jego dodatek ImportExportTools NG — w czterech krokach. Płatne konwertery, które zapychają wyniki wyszukiwania, sprzedają wygodę: przede wszystkim pięćdziesiąt folderów jednym kliknięciem. Jeśli masz kilka folderów albo wolne popołudnie, nie są ci potrzebne.

Oto darmowa droga, razem z jej nudnymi fragmentami, i co robić, kiedy się nie nadaje.

Dlaczego nie da się po prostu zmienić nazwy .pst na .mbox

PST to baza danych: B-drzewo węzłów i bloków, w którym treści wiadomości, załączniki i struktura folderów leżą jako rekordy, a surowe bajty są poprzestawiane warstwą zaciemniającą, którą Outlook stosuje domyślnie. Plik MBOX jest jego przeciwieństwem: czysty tekst, wiadomości jedna po drugiej, każda zaczynająca się wierszem rozpoczynającym się od From .

Zmiana nazwy zostawia cię z plikiem binarnym i kłamliwym rozszerzeniem, niczym więcej. Konwersja oznacza przejście po tym drzewie, wyjęcie każdej wiadomości i zapisanie jej z powrotem jako zwykłego tekstu zgodnego z RFC 5322. Microsoft opublikował specyfikację formatu PST w 2010 roku i tylko dzięki temu wolne narzędzia w ogóle to potrafią — ale to prawdziwa praca, nie zmiana nazwy.

Jeden szczegół warto znać na starcie: stary format ANSI z Outlooka 97-2002 przestaje działać w okolicach 2 GB, a archiwa, które uderzyły w ten sufit, to często właśnie te, które ktoś próbuje ratować. Format Unicode, który przyszedł z Outlookiem 2003, tego problemu nie ma.

Darmowa droga: z Outlooka przez Thunderbirda do .mbox

Działa w Windows, przy zainstalowanym klasycznym Outlooku z otwartym w nim plikiem PST.

1. W Outlooku upewnij się, że poczta jest w pliku PST. Jeśli wciąż siedzi w koncie, użyj Plik → Otwórz i eksportuj → Importowanie/eksportowanie → Eksportuj do pliku → Plik danych programu Outlook (.pst). Jeśli plik już masz, otwórz go przez Plik → Otwórz i eksportuj → Otwórz plik danych programu Outlook, żeby Outlook go widział.
2. Zainstaluj Thunderbirda. Jest darmowy i nie musisz konfigurować w nim żadnego konta pocztowego.
3. W Thunderbirdzie wejdź w Narzędzia → Importuj, wybierz import z innego programu i wskaż Outlooka. Kreator kopiuje pocztę do folderów lokalnych. Ten krok czyta działający profil Outlooka poprzez Windows, a nie luźny plik na dysku — właśnie dlatego PST musi być otwarty w Outlooku, na tej samej maszynie. Jeśli Outlook w ogóle nie pojawia się na liście, zwykle chodzi o 64-bitowego Thunderbirda przy 32-bitowym Outlooku.
4. Zainstaluj darmowy dodatek ImportExportTools NG. Kliknij prawym przyciskiem dowolny folder w Thunderbirdzie, otwórz podmenu ImportExportTools NG i wybierz pozycję eksportującą cały folder („Export folder”). Wskazujesz miejsce docelowe i dostajesz zwykły plik .mbox.

To cała procedura. Nic w niej nie kosztuje złotówki.

Nużąca część: idzie się folder po folderze

Eksport robi dokładnie to, co obiecuje: jeden folder, jeden plik. Podfoldery to osobne eksporty. Przy sześciu folderach to dwie minuty; przy firmowym archiwum z sześćdziesięcioma zagnieżdżonymi folderami robi się z tego szczera mordęga — i ta mordęga jest prawdziwym produktem płatnych konwerterów.

Po zakończonym imporcie jest jednak skrót. Thunderbird i tak trzyma każdy folder jako plik MBOX we własnym profilu: pliki bez rozszerzenia, nazwane jak folder, w katalogu Mail/Local Folders, każdy z sąsiadującym .msf, który jest tylko indeksem i można go zignorować. Możesz te pliki skopiować na bok i sam dopisać im .mbox — to te same pliki, które opisuje poradnik o otwieraniu skrzynek Thunderbirda w Windows.

Jeśli PST pochodzi z kopii zapasowej, a Outlooka nie ma

Droga przez Thunderbirda wymaga Outlooka. Kiedy PST jest osierocony — ściągnięty ze starego dysku, przekazany przez dział IT, odziedziczony razem z laptopem — zostają dwie możliwości, które nadal nic nie kosztują.

Bezpośrednia to readpst z wolnego projektu libpst: brew install libpst na Macu, apt install pst-utils w Debianie albo Ubuntu. Potem:

readpst -r -o ~/mail-out archive.pst

To zapisuje po jednym pliku MBOX na każdy folder Outlooka w katalogu ~/mail-out, zachowując drzewo folderów. Ze zwykłą pocztą radzi sobie dobrze. Bardzo stare archiwa, z wiadomościami zapisanymi przez Outlooka w jego własnym formacie tekstu sformatowanego, potrafią wyjść z dziwnymi załącznikami — sprawdź kilka, zanim cokolwiek wyrzucisz.

Wolniejsza opcja nie wymaga żadnego nowego programu: podepnij PST do konta IMAP w Outlooku, przeciągnij do niego foldery, potem połącz Thunderbirda z tym samym kontem i eksportuj stamtąd. Poczta przechodzi wtedy przez serwer, więc do rzeczy poufnych to się nie nadaje.

Jeśli masz w rzeczywistości plik OLM, a nie PST — format eksportu Outlooka dla Maca — to zupełnie inny plik, a poradnik krok po kroku o obu formatach go opisuje.

Dlaczego konwerter online to zły pomysł przy prawdziwej skrzynce

Wysłanie PST oznacza przekazanie każdej wiadomości, każdego załącznika i każdego adresu z jego wnętrza firmie, o której nic nie wiesz, a potem uwierzenie jej na słowo, że wszystko skasowała. Darmowe warianty i tak zwykle ograniczają wysyłkę do kilkuset megabajtów, podczas gdy prawdziwe pliki PST ważą kilka gigabajtów: plik, który najbardziej chcesz przekonwertować, to akurat ten, który się nie zmieści.

Do pliku testowego — proszę bardzo. Do dziesięciu lat korespondencji albo czegokolwiek objętego tajemnicą zawodową ta wymiana się nie opłaca, skoro istnieje droga lokalna i darmowa.

Gdy masz już MBOX, przestań konwertować

Jeśli celem było przeczytanie poczty, to koniec. MBOX jest czytelnym stanem docelowym, a nie krokiem w stronę kolejnego formatu, a import do drugiego programu pocztowego tworzy jedynie następną kopię, która żyje wewnątrz tego programu.

Otwórz plik czytnikiem — po to jest Mbox Viewer, w Windows i na Macu. Otwiera plik tam, gdzie leży, nigdy do niego nie zapisuje, a skrzynki do 1 GB też otwierają się bez płacenia.