Outlook-PST naar MBOX omzetten zonder een converter te kopen

Je hoeft niets te kopen. Een Outlook-PST wordt met twee gratis programma’s — Mozilla Thunderbird en de add-on ImportExportTools NG — in vier stappen een standaard MBOX-bestand. De betaalde converters die de zoekresultaten vullen, verkopen gemak: vooral vijftig mappen in één klik. Heb je een handvol mappen, of een vrije middag, dan heb je ze niet nodig.

Dit is de gratis route, inclusief de vervelende stukken, en wat je doet als hij niet opgaat.

Waarom je een .pst niet zomaar kunt hernoemen naar .mbox

Een PST is een database: een B-boom van knopen en blokken waarin berichtteksten, bijlagen en mapstructuur als records liggen, met bytes die door een verhullingslaag zijn omgegooid die Outlook standaard toepast. Een MBOX-bestand is het omgekeerde: platte tekst, berichten achter elkaar, elk beginnend met een regel die begint met From .

Hernoemen levert je een binair bestand met een liegende extensie op, meer niet. Converteren betekent die boom aflopen, elk bericht eruit halen en het opnieuw wegschrijven als gewone RFC 5322-tekst. Microsoft publiceerde de specificatie van het PST-formaat in 2010, en alleen daardoor kunnen vrije programma’s dit überhaupt — maar het is echt werk, geen naamswijziging.

Eén detail vooraf: het oude ANSI-formaat uit Outlook 97-2002 houdt rond 2 GB op te werken, en juist de archieven die tegen dat plafond aanliepen zijn vaak de archieven die iemand wil redden. Het Unicode-formaat vanaf Outlook 2003 heeft dat probleem niet.

De gratis route: van Outlook via Thunderbird naar .mbox

Dit werkt op Windows, met het klassieke Outlook geïnstalleerd en de PST daarin geopend.

1. Controleer in Outlook of de post in een PST zit. Staat hij nog in een account, gebruik dan Bestand → Openen en exporteren → Importeren/Exporteren → Naar een bestand exporteren → Outlook-gegevensbestand (.pst). Heb je het bestand al, open het dan via Bestand → Openen en exporteren → Outlook-gegevensbestand openen, zodat Outlook het ziet.
2. Installeer Thunderbird. Gratis, en je hoeft er nooit een mailaccount in te zetten.
3. Ga in Thunderbird naar Extra → Importeren, kies importeren uit een ander programma en selecteer Outlook. De wizard kopieert de post naar de lokale mappen. Deze stap leest via Windows het draaiende Outlook-profiel, niet het losse bestand op schijf — precies daarom moet de PST op dezelfde machine in Outlook geopend zijn. Wordt Outlook niet aangeboden, dan komt dat meestal doordat een 64-bits Thunderbird tegenover een 32-bits Outlook staat.
4. Installeer de gratis add-on ImportExportTools NG. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige map in Thunderbird, open het submenu van ImportExportTools NG en kies de optie die de hele map exporteert (“Export folder”). Je wijst een doelmap aan en krijgt een standaard .mbox.

Dat is de hele procedure. Niets eraan kost geld.

Het saaie deel: het gaat map voor map

De export doet precies wat hij zegt: één map, één bestand. Submappen zijn aparte exports. Bij zes mappen ben je in twee minuten klaar; bij een bedrijfsarchief van zestig geneste mappen wordt het oprecht vervelend — en die sleur is het eigenlijke product van de betaalde converters.

Na de import is er wel een sluiproute. Thunderbird bewaart elke map sowieso als MBOX-bestand in zijn profiel: bestanden zonder extensie met de naam van de map, in de map Mail/Local Folders, elk met een .msf ernaast die alleen een index is en genegeerd mag worden. Je kunt die bestanden eruit kopiëren en er zelf .mbox achter zetten — het zijn dezelfde bestanden die de gids over Thunderbird-postvakken openen op Windows beschrijft.

Als de PST uit een back-up komt en er geen Outlook is

De Thunderbird-route heeft Outlook nodig. Is de PST een wees — van een oude schijf geplukt, door de ICT-afdeling aangeleverd, met een laptop geërfd — dan blijven er twee mogelijkheden over die nog steeds niets kosten.

De directe is readpst, uit het vrije project libpst: brew install libpst op een Mac, apt install pst-utils op Debian of Ubuntu. Daarna:

readpst -r -o ~/mail-out archive.pst

Dat schrijft per Outlook-map één MBOX-bestand naar ~/mail-out, met behoud van de mappenboom. Met gewone post gaat dat goed. Heel oude archieven, met berichten die Outlook in zijn eigen rijketekstvorm opsloeg, kunnen er met rare bijlagen uitkomen: controleer er een paar voordat je iets weggooit.

De trage optie vraagt helemaal geen nieuwe software: hang de PST in Outlook aan een IMAP-account, sleep de mappen erin, verbind Thunderbird met datzelfde account en exporteer daarvandaan. Je post gaat dan via een server, dus voor vertrouwelijk materiaal is het niets.

Heb je in werkelijkheid een OLM en geen PST — het exportformaat van Outlook voor Mac — dan is dat een heel ander bestand, en de stap-voor-stapgids voor beide formaten behandelt het.

Waarom een online converter een slecht idee is bij een echt postvak

Een PST uploaden betekent dat je elk bericht, elke bijlage en elk adres erin overhandigt aan een bedrijf waarvan je niets weet, en dat je het daarna op hun woord moet geloven dat het verwijderd is. Gratis varianten leggen de upload bovendien graag bij een paar honderd megabyte, terwijl echte PST-bestanden meerdere gigabytes zijn: het bestand dat je het liefst omzet, is net het bestand dat er niet in past.

Voor een testbestand is het prima. Voor tien jaar correspondentie, of voor iets dat onder een geheimhoudingsplicht valt, is die ruil het niet waard zolang er een lokale en gratis route bestaat.

Heb je MBOX, stop dan met converteren

Was het doel de post lezen, dan ben je klaar. MBOX is de leesbare eindtoestand, geen tussenstap naar een ander formaat, en importeren in een tweede mailprogramma maakt alleen nog een kopie die binnen dat programma leeft.

Open het bestand liever met een lezer — daar is Mbox Viewer voor, op Windows en op de Mac. Hij opent het bestand waar het staat, schrijft er nooit in, en postvakken tot 1 GB gaan ook open zonder te betalen.