MBOX als PDF, ganz ohne Konverter

Postfach in einem Reader öffnen, die gewünschten Nachrichten auswählen, als PDF exportieren. Jede wird zu einer in sich geschlossenen, mehrseitigen Datei, auf der ihre Kopfzeilen stehen. Es gibt keinen Umwandlungsschritt und nichts hochzuladen — ein „MBOX-zu-PDF-Konverter“ löst ein Problem, das du nicht hast.

Warum ausgerechnet PDF

Weil PDF das ist, was andere annehmen. Eine EML-Datei ist das bessere Archivformat — sie ist die Nachricht selbst, samt Kopfzeilen und Anhängen —, aber gib eine davon einem Anwalt, einer Versicherung oder einer Geschäftsstelle bei Gericht, und du wirst nach etwas gefragt, das sich dort öffnen lässt.

Die üblichen Anlässe:

• Beweise und Ansprüche. Etwas, das die Nachricht so zeigt, wie sie war, mit Absender, Empfängern und Datum sichtbar auf der Seite.
• Ablage. Ein Vertrag oder eine Rechnung, die in einen Ordner mit anderen Dokumenten gehört und nicht in ein Postfach.
• Leute, die mit einer Mail-Datei nichts anfangen können. PDF geht auf jedem Gerät auf, das irgendjemand besitzt.
• Drucken. Gelegentlich ist das Ziel tatsächlich Papier.

Was in der Datei landet

Hier gehen die PDF-Exporte verschiedener Werkzeuge weit auseinander, und hier verraten sich die nutzlosen.

Ein guter Export behält die Kopfzeilen — From, To, Subject, Date — auf der Seite und nicht nur den Rumpf. Ein Bildschirmfoto eines Nachrichtenrumpfs beweist nichts darüber, wer sie wann geschickt hat; das Gewicht tragen die Kopfzeilen.

Er sollte die Nachricht außerdem so behandeln, wie sie tatsächlich ist: eine HTML-E-Mail in dem Layout, in dem sie geschrieben wurde, mit ihren eingebetteten Bildern an Ort und Stelle, über so viele Seiten, wie es braucht. Der PDF-Export von Mbox Viewer ist dasselbe Layout, das du beim Drucken bekommst, in einer in sich geschlossenen Datei, und er führt die Anhänge auf, die die Nachricht trug, damit das Dokument nicht stillschweigend unvollständig ist.

Was ein PDF nicht kann, ist, die Anhänge zu sein. Wer die Rechnung braucht, die im Anhang kam, braucht die Datei und nicht eine Seite, die sie erwähnt. Exportier die Anhänge daneben, oder schick stattdessen EML.

Eine Nachricht, oder dreihundert

Eine nach der anderen ist kostenlos: Nachricht öffnen, als PDF exportieren, fertig. Damit ist der häufigste Fall abgedeckt, nämlich die eine E-Mail, auf die es ankommt.

Das über eine ganze Auswahl hinweg zu tun — alle Nachrichten eines Absenders, alles, was eine Suche getroffen hat, ein komplettes Gmail-Label — ist eine Pro-Funktion, denn dort steckt die Arbeit: Hunderte Dateien vernünftig benennen und schreiben, ohne dass du dabeisitzt. Grenz das Archiv erst per Suche ein; der Export folgt dann der Auswahl, wie sie ist.

Es gibt ein Geschwister, das man kennen sollte: Der Export als HTML erzeugt eine in sich geschlossene Seite mit eingebetteten Bildern und Anhängen als Links zum Herunterladen. Er ist die bessere Wahl als PDF, wenn die Nachricht anklickbar bleiben soll, und es gilt dieselbe Regelung: einzeln kostenlos, stapelweise Pro.

Warum nicht die Online-Konverter

Such nach „MBOX in PDF“, und das meiste, was du findest, will, dass du das Postfach hochlädst. Überleg, was das heißt: Ein Gmail-Export ist jede Nachricht, die du je bekommen hast, und du würdest das alles dem Server eines Fremden übergeben, um aus vieren davon ein Dokument zu machen.

Für ein privates Archiv ist das ein schlechter Tausch. Für alles, was unter ein Auskunftsersuchen, eine rechtliche Anfrage oder eine Datenschutzpflicht fällt, ist es nicht zulässig, und „es war einfacher“ hat noch niemand als Begründung gelten lassen.

Alles, was hier beschrieben wird, passiert auf deinem Rechner. Die App braucht keinen Netzzugang: kein Konto, keine Cloud, keine Telemetrie.

Und wenn du das ganze Archiv als PDF brauchst?

Tritt einen Schritt zurück und frag, wofür. Ein 40-GB-Postfach als PDFs sind Hunderttausende Dokumente, die nie jemand öffnen wird, und die Herstellung dauert länger, als irgendwer erwartet.

Was Leute meistens wollen, ist entweder die Nachrichten, um die es geht — suchen, auswählen, exportieren, und du hast einen Ordner, den jemand lesen kann — oder das Archiv in einer Form, die in zwanzig Jahren noch aufgeht, und das ist die MBOX-Datei bereits. Sie ist Klartext, sie ist seit fünfzig Jahren lesbar, und sie muss nichts anderes werden, um zu überleben.

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Die Gegenrichtung — tatsächlich umwandeln, und wann es wirklich nötig ist — steht hier.