MBOXからPDFへ、コンバーターなしで

ビューアでメールボックスを開き、必要なメッセージを選び、PDFとして書き出す。1通ごとに、ヘッダーの載った単体で完結する複数ページのファイルができます。変換という工程はなく、アップロードするものもありません。「MBOX PDF 変換」は、存在しない問題を解こうとしています。

なぜよりによってPDFなのか

PDFなら相手が受け取ってくれるからです。保管に適した形式はEMLのほうで——ヘッダーも添付ファイルも含んだメッセージそのものです——けれども弁護士や保険会社、役所の窓口にEMLを渡せば、開けるものをくださいと言われます。

この話が持ち上がるのは、たいてい次のような場面です。

• 証拠や請求。 送信者・宛先・日付が紙面に見える形で、メッセージを当時のまま示すもの。
• 書類として綴じる。 メールボックスではなく、ほかの書類と同じフォルダに収まるべき契約書や請求書。
• メールのファイルを受け取れない相手。 PDFなら誰のどの端末でも開きます。
• 印刷。 ときには本当に、行き先が紙のこともあります。

ファイルに何が残るのか

ツールによって差が激しいのがここで、役に立たないものが正体を現すのもここです。

まともな書き出しはヘッダー——From、To、Subject、Date——を本文だけでなく紙面に残します。本文のスクリーンショットは、誰がいつ送ったのかを何一つ証明しません。重みを持つのはヘッダーの部分です。

メッセージをありのままに扱うことも必要です。HTMLメールは書かれたとおりのレイアウトで、埋め込まれた画像もそのままに、必要なだけのページ数にわたって出るべきです。Mbox ViewerのPDF書き出しは印刷したときとまったく同じレイアウトを、単体で完結するファイルとして出力し、そのメッセージが持っていた添付ファイルの一覧も載せます。文書が黙って不完全になることがないようにです。

PDFにできないのは、添付ファイルそのものになることです。添付されていた請求書が必要な相手には、それに言及したページではなくファイルが要ります。添付ファイルも一緒に書き出すか、EMLで送ってください。

1通か、300通か

1通ずつなら無料です。メッセージを開いて、PDFで書き出す、以上。よくあるのはこちら——大事なメールが1通ある、という場合です。

選択したまとまりに対して行う場合——ある送信者からのすべて、検索に一致したすべて、Gmailのラベル1つぶん——はPro機能です。手間がかかるのがまさにそこだからです。何百というファイルに筋の通った名前を付け、あなたが見ていなくても書き出し続ける。まず検索でアーカイブを絞り込んでください。書き出しは選択したものにそのまま従います。

もう一つ知っておく価値のある兄弟機能があります。HTMLとして書き出すと、画像を埋め込み、添付ファイルをダウンロード可能なリンクにした、単体で完結するページができます。メッセージをクリックできる状態のまま残したいならPDFより適していますし、1通は無料・まとめてはProという扱いも同じです。

オンラインのコンバーターを使わない理由

「MBOX PDF」で検索すると、出てくるものの大半はメールボックスのアップロードを求めます。それが何を意味するか考えてみてください。Gmailの書き出しはあなたが受け取ったすべてのメッセージであり、そのうち4通から文書を作るために、その全部を見ず知らずのサーバーへ渡すことになります。

個人のアーカイブにとっても割に合わない取引です。開示請求やリーガルホールド、個人情報保護の義務の対象となるものであれば、そもそも許されませんし、「そのほうが楽だったから」という弁明が通ったためしはありません。

ここに書いたことはすべて、あなたのマシンの上で起きます。このアプリに必要なネットワーク接続はありません。アカウントも、クラウドも、テレメトリもなしです。

アーカイブ全体をPDFにしたい場合は

一歩下がって、何のためかを考えてみてください。40 GBのメールボックスをPDFにすれば、誰も開かない文書が何十万件でき、しかも作るのに誰もが思うより長くかかります。

たいていの人が本当に欲しいのは、対象になったメッセージ——検索して、選んで、書き出せば、人が読めるフォルダが1つできます——か、あるいは20年後にも開ける形のアーカイブのどちらかです。そして後者は、MBOXファイルがすでにそうなっています。プレーンテキストであり、50年前から読めていて、生き延びるために何かへ姿を変える必要はありません。

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逆向き——本当に変換する話と、それが本当に必要になる場面——はこちらです。