Quitter son emploi : comment emporter ses e-mails proprement

Demandez avant d’exporter, gardez la réponse par écrit, et faites-le au moins deux semaines avant votre dernier jour. C’est toute la méthode. Le reste consiste à savoir quel menu cliquer et dans quel format atterrir.

On se trompe généralement dans un sens ou dans l’autre : soit on ne prend rien et on perd dix ans de sa propre correspondance professionnelle, soit on prend tout le dernier après-midi et on se retrouve avec une copie du fichier clients qu’on n’aurait jamais dû toucher.

Où passe la ligne, et pourquoi personne ne peut la tracer à votre place

Il n’existe pas de règle universelle sur ce qui appartient à qui dans une boîte professionnelle : cela dépend de votre pays, de votre contrat, des règles de votre employeur et de la nature du contenu. Quiconque l’affirme sans nuance sur Internet, cet article compris, devine à propos de votre cas. Ce que vous pouvez faire, en revanche, c’est trier votre courrier en trois tas et être honnête sur ce qui va où.

Manifestement à vous. Vos bulletins de paie, votre contrat et ses avenants, vos attestations de formation, les évaluations que vous avez rédigées, la recommandation que quelqu’un vous a envoyée, les messages personnels arrivés là parce que c’était votre adresse onze heures par jour.

Manifestement à l’entreprise. Fichiers clients, tarifs, code source, plans non annoncés, contrats avec des tiers, tout ce qui porte la mention confidentiel. Et le cas le plus net de tous : tout ce qui contient des données personnelles d’autres personnes. Un dossier de correspondance client est un dossier de données personnelles concernant des personnes identifiables. Le copier sur votre portable déplace ces données là où elles n’ont rien à faire, et sous le RGPD ou son équivalent chez vous, c’est exactement ce qui transforme un départ tranquille en plainte formelle. Ici, demander poliment ne suffit pas. Laissez-le.

Entre les deux. Vos propres messages envoyés, les fils où le travail s’est fait, l’historique d’un projet que vous devrez peut-être raconter un jour. C’est ce tas qui pose problème : il paraît évidemment à vous et contient régulièrement du matériel qui, tout aussi évidemment, ne l’est pas.

L’e-mail de deux lignes qui règle la discussion avant qu’elle commence

C’est le plus utile de cet article. Avant de toucher à quoi que ce soit, envoyez ceci aux RH ou à votre responsable :

Avant mon dernier jour, j’aimerais conserver une copie de ma correspondance professionnelle et de mes documents personnels — bulletins de paie, contrat, attestations. Pouvez-vous me confirmer que c’est possible et me dire s’il y a des éléments à exclure ?

Gardez la réponse. Cela prend deux minutes et supprime toute ambiguïté sur le fait que vous auriez emporté quelque chose sans autorisation. Souvent, vous obtenez même mieux que ce que vous demandiez, car beaucoup d’entreprises préfèrent réaliser l’export elles-mêmes. Et si la réponse est non, vous l’apprenez pendant qu’il reste du temps pour en discuter.

Votre compte meurt le dernier jour, et personne ne vous préviendra

La désactivation des accès est le plus souvent automatique à la date de fin de contrat, et dans la vente, la finance ou les métiers réglementés, l’accès est parfois coupé le jour de la démission plutôt que le jour du départ. Dans les deux cas, aucun avertissement : un matin le mot de passe ne marche plus, et à ce moment-là la boîte n’est plus un endroit sur lequel vous pouvez poser des questions.

Il existe un cas où il ne faut pas exporter du tout. Si la boîte fait l’objet d’une conservation à titre légal ou d’une demande d’eDiscovery, elle a été gelée volontairement et en copier le contenu est un problème sérieux. Si quelqu’un a parlé de contentieux, d’audit ou d’autorité de contrôle, demandez d’abord.

Sinon, prenez deux semaines d’avance. Exportez, puis ouvrez le résultat et vérifiez qu’il est complet pendant que vous avez encore accès pour corriger.

Comment exporter, selon ce que vous utilisez

Google Workspace. Google Takeout exporte la boîte en MBOX, et la procédure complète est ici. Une particularité des comptes professionnels : l’administrateur peut désactiver Takeout pour le domaine, et beaucoup le font. Vérifiez-le avant de compter dessus, car un gros export peut mettre des jours à être prêt.

Outlook et Microsoft 365. Outlook pour Windows exporte via Fichier → Ouvrir et exporter → Importer/Exporter → Exporter des données vers un fichier → Fichier de données Outlook (.pst) ; Outlook pour Mac produit un .olm avec sa commande d’exportation. Ni le PST ni l’OLM n’est un format ouvert : les deux exigent Outlook pour être lus. Récupérez le fichier, puis convertissez-le en MBOX. La version navigateur et le nouveau client Outlook ne proposent pas cet export : il vous faut l’application de bureau classique.

Apple Mail. Sélectionnez la boîte, puis Boîte aux lettres → Exporter la boîte aux lettres… et choisissez une destination. Vous obtenez un dossier se terminant par .mbox avec le courrier à l’intérieur, ce qui surprend beaucoup de monde ; cette structure est expliquée ici.

Thunderbird. Rien à exporter : les fichiers de votre dossier de profil sont déjà des fichiers MBOX, un par dossier, sans extension. Copiez-les et ils s’ouvrent tels quels.

Convertissez cette semaine, pas dans cinq ans

Si vous vous retrouvez avec un PST ou un OLM, convertissez-le pendant que les outils sont installés et les détails encore frais.

La raison est ennuyeuse et parfaitement fiable : dans cinq ans, vous n’aurez plus Outlook sur votre machine. Pas de licence, pas de compte professionnel pour l’activer, pas la patience d’installer un client de messagerie pour lire un seul message. Un conteneur propriétaire, c’est parier qu’un logiciel précis sera encore disponible au moment exact où vous en aurez besoin — c’est-à-dire précisément au moment où vous n’aurez ni le logiciel ni le temps. Le MBOX est du texte brut avec une ligne de séparation entre les messages, et n’importe quel lecteur sur n’importe quel système l’ouvre.

Où le ranger, et comment y retrouver un contrat des années plus tard

Deux copies dans deux endroits différents, et un nom de fichier que votre vous futur saura lire. export.pst n’est pas un nom de fichier ; acme-2018-2026-courrier-pro.mbox est une étiquette.

Vous reviendrez à ce fichier pour une seule raison : quelqu’un vous interrogera sur un accord précis, une promesse précise, une date précise, des années plus tard et dans l’urgence. L’archive doit donc être consultable, pas seulement conservée. Un lecteur doté de vrais opérateurs de recherche — expéditeur, plage de dates, pièces jointes, expressions exactes — transforme un après-midi de défilement en quatre résultats.

Et faites cette recherche en local. Une archive professionnelle contient les adresses d’autres personnes et du matériel dont vous étiez légitimement destinataire sans en être propriétaire ; la téléverser sur un site pour y jeter un œil est la seule action capable de transformer un export soigneux en incident. Mbox Viewer lit les fichiers MBOX sur votre Mac ou votre PC sans compte et sans connexion ; les boîtes jusqu’à 1 Go s’ouvrent gratuitement.

Et si c’est vous qui gérez les départs

Fixez la règle avant qu’on démissionne, pas pendant le préavis. Écrivez ce que les partants peuvent conserver, mettez-le dans la checklist de départ et proposez de réaliser l’export vous-même : un export contrôlé d’un périmètre défini est bien plus sûr que quelqu’un qui transfère quatre cents e-mails vers son adresse personnelle, ce que provoque justement un refus non expliqué. Conservez ensuite la boîte du partant aussi longtemps que vos obligations l’exigent, dans un format ouvert que son successeur pourra lire sans une licence que personne n’a renouvelée.