Te vas de la empresa: cómo llevarte tu correo sin meterte en un lío

Pregunta antes de exportar, guarda la respuesta por escrito y hazlo al menos dos semanas antes de tu último día. Ese es el método. Lo demás es saber en qué menú hay que pinchar y en qué formato conviene acabar.

La gente se equivoca en una de dos direcciones: o no se lleva nada y pierde diez años de su propia correspondencia profesional, o se lo lleva todo la última tarde y acaba con una copia de la base de datos de clientes que nunca debería haber tocado.

Dónde está la línea, y por qué nadie puede trazártela

No hay una regla universal sobre de quién es cada cosa en un buzón de trabajo: depende de tu país, de tu contrato, de las políticas de tu empresa y del tipo de contenido. Cualquiera que lo afirme tajantemente en internet, este artículo incluido, está adivinando sobre tu caso. Lo que sí puedes hacer es separar el correo en tres montones y ser honesto con cuál es cuál.

Claramente tuyo. Tus nóminas, tu contrato y sus anexos, los certificados de la formación que hiciste, las evaluaciones que escribiste, la carta de recomendación que te mandaron, los mensajes personales que acabaron ahí porque esa era tu dirección once horas al día.

Claramente de la empresa. Listados de clientes, precios, código fuente, planes sin anunciar, contratos con terceros, todo lo marcado como confidencial. Y el caso más claro de todos: cualquier cosa con datos personales de otras personas. Una carpeta de correspondencia con clientes es una carpeta de datos personales de gente identificable. Copiarla a tu portátil lleva esos datos a un sitio donde no pintan nada, y con el RGPD o su equivalente en tu país eso es lo que convierte una salida tranquila en una denuncia formal. Aquí no vale ni preguntar con educación. Déjalo.

En medio. Tus propios correos enviados, los hilos donde hiciste el trabajo, el historial de un proyecto que quizá algún día tengas que explicar. Este montón es donde la gente se mete en problemas: parece evidentemente tuyo y suele traer pegado material que evidentemente no lo es.

El correo de dos líneas que zanja la discusión antes de que empiece

Es lo más útil de todo el artículo. Antes de tocar nada, mándale esto a Recursos Humanos o a tu responsable:

Antes de mi último día me gustaría quedarme una copia de mi correspondencia de trabajo y de mis documentos personales: nóminas, contrato y certificados. ¿Me confirmas que no hay problema y me dices si quieres que excluya algo?

Guarda la respuesta. Cuesta dos minutos y elimina cualquier ambigüedad sobre si te llevaste algo sin permiso. Además, muchas veces sales ganando: hay empresas que prefieren hacer ellas la exportación. Y si la respuesta es que no, te enteras cuando todavía hay tiempo de hablarlo.

Tu cuenta se apaga el último día y nadie te va a avisar

La baja de accesos suele estar automatizada con la fecha de fin de contrato, y en comercial, en finanzas o en sectores regulados a veces te la cortan el día que entregas la carta, no el día que te vas. En cualquiera de los dos casos no hay aviso previo: una mañana la contraseña deja de funcionar, y para entonces el buzón ya no es un sitio por el que puedas preguntar.

Hay un caso en el que directamente no debes exportar. Si el buzón está bajo una orden de conservación o metido en un procedimiento de eDiscovery, está congelado a propósito y copiar de ahí es un problema serio. Si alguien ha mencionado un pleito, una auditoría o un regulador, pregunta antes de nada.

Por lo demás, empieza con dos semanas de margen. Exporta, y luego abre el resultado y comprueba que está completo mientras todavía tienes acceso para arreglarlo.

Cómo se exporta, según lo que uses

Google Workspace. Google Takeout exporta el buzón en MBOX, y el procedimiento completo está aquí. Un detalle propio de las cuentas de empresa: el administrador puede desactivar Takeout para el dominio, y muchos lo hacen. Compruébalo antes de contar con ello, porque una exportación grande puede tardar días en estar lista.

Outlook y Microsoft 365. El Outlook de escritorio de Windows exporta desde Archivo → Abrir y exportar → Importar o exportar → Exportar a un archivo → Archivo de datos de Outlook (.pst); el Outlook para Mac genera un .olm con su propio comando de exportación. Ni PST ni OLM son formatos abiertos: los dos necesitan Outlook para leerse. Consigue el archivo y después pásalo a MBOX. La versión web y el Outlook nuevo no tienen una exportación así: necesitas la aplicación de escritorio clásica.

Apple Mail. Selecciona el buzón y usa Buzón → Exportar buzón… eligiendo un destino. Lo que sale es una carpeta acabada en .mbox con el correo dentro, cosa que sorprende a mucha gente; esa estructura está explicada aquí.

Thunderbird. No hay nada que exportar: los ficheros de la carpeta de tu perfil ya son archivos MBOX, uno por carpeta, sin extensión. Cópialos fuera y se abren tal cual.

Conviértelo esta semana, no dentro de cinco años

Si acabas con un PST o con un OLM, conviértelo mientras tienes las herramientas instaladas y los detalles frescos.

El motivo es aburrido y completamente fiable: dentro de cinco años no vas a tener Outlook en el ordenador. Ni licencia, ni una cuenta de empresa con la que activarlo, ni ganas de instalar un cliente de correo para leer un mensaje. Un contenedor propietario es apostar a que un programa concreto va a seguir estando disponible justo en el momento en que lo necesites, que es justo el momento en el que no vas a tener ni el programa ni tiempo. Un MBOX es texto plano con una línea que separa los mensajes, y lo abre cualquier lector en cualquier sistema.

Dónde guardarlo y cómo encontrar dentro un contrato años después

Dos copias en sitios distintos y un nombre de archivo que tu yo futuro pueda entender. export.pst no es un nombre; acme-2018-2026-correo-trabajo.mbox es una etiqueta.

Vas a volver a este archivo por un solo motivo: alguien te va a preguntar por un acuerdo concreto, una promesa concreta o una fecha concreta, años después y con prisa. Así que el archivo tiene que poder buscarse, no solo guardarse. Un lector con operadores de búsqueda de verdad —remitente, rango de fechas, adjuntos, frases exactas— convierte una tarde de scroll en cuatro resultados.

Y haz esa búsqueda en local. Un archivo de trabajo contiene direcciones de otras personas y material del que fuiste parte legítima pero que no es tuyo; subirlo a una web para echarle un vistazo es la única acción capaz de convertir una exportación cuidadosa en un incidente. Mbox Viewer lee archivos MBOX en tu Mac o en tu PC sin cuenta y sin conexión; los buzones de hasta 1 GB se abren gratis.

Si eres tú quien gestiona las salidas

Decide la política antes de que alguien dimita, no durante el preaviso. Deja por escrito qué puede llevarse quien se va, ponlo en el checklist de salida y ofrécete a hacer tú la exportación: una exportación controlada de un conjunto definido es mucho más segura que alguien reenviando cuatrocientos correos a su dirección personal, que es lo que suele provocar un no sin explicación. Y conserva el buzón de quien se va el tiempo que te obliguen tus obligaciones, en un formato abierto que pueda leer quien lo herede sin una licencia que ya nadie renovó.