OLM: das Outlook-für-Mac-Format, das fast nichts öffnen kann
Outlook für Mac exportiert OLM — und Outlook für Windows kann es nicht lesen. Die Datei ist außerdem ein ZIP-Archiv voller XML, und genau das holt deine Post zurück. Drei Wege nach MBOX, einer gratis.
Eine OLM-Datei ist das Archiv, das Outlook für Mac schreibt, wenn du seinen Export-Befehl benutzt. Es ist keine PST mit anderer Endung: anderes Format, andere Codebasis — und Outlook für Windows kann sie nicht öffnen. Apple Mail ebenso wenig, Thunderbird auch nicht, und kein Mailprogramm, das du wahrscheinlich schon installiert hast. Diese Asymmetrie — Microsofts Windows-Client verweigert Microsofts Mac-Archiv — ist es, was die Leute kalt erwischt. Die gute Nachricht: Eine OLM ist weit weniger undurchsichtig als eine PST, und du kannst sofort hineinschauen, ohne irgendetwas zu installieren.
Outlook für Mac schreibt OLM, Outlook für Windows schreibt PST, und keines liest das andere
PST ist die Windows-Seite: eine proprietäre Datenbank, die Outlook als Arbeitsspeicher für die Post benutzt. OLM ist das, was Outlook für Mac erzeugt, wenn du es zum Export aufforderst — Nachrichten, Anhänge, Kontakte und Kalendereinträge in einem einzigen Container.
Gleicher Zweck, und in keiner Richtung austauschbar. Gib Outlook für Mac eine PST, und es importiert sie. Gib Outlook für Windows eine OLM, und es gibt schlicht keinen Importweg dafür. In der Praxis liest nur das Programm eine OLM zuverlässig, das sie geschrieben hat.
OLM ist nicht einmal das Arbeitsformat von Outlook für Mac. In der Generation Outlook 2016–2021 und Microsoft 365 liegt die aktive Post unter ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile/Data/ — eine Datenbank plus Tausende kleiner Nachrichtendateien. OLM kommt ausschließlich aus dem Export-Befehl.
Man bekommt sie am letzten Arbeitstag und merkt es Jahre später
Das Muster wiederholt sich. Du schließt ein Konto, gibst einen Laptop zurück oder ziehst vom Mac weg. Outlook bietet Extras → Exportieren… an, der Dialog bietet genau ein Format an, und du nimmst es, weil es nichts anderes gibt. Die .olm landet auf einer Platte mit der Aufschrift „alte Firmenpost“, und die Sache gilt als erledigt.
Drei Jahre später brauchst du eine einzige Rechnung daraus, und es gibt keinen Mac mit Outlook mehr. Die Datei, die dein Backup sein sollte, verlangt genau die Software, die du nicht mehr hast.
Benenn sie in .zip um, und du kannst lesen, was drinsteckt
Das ist der Teil, den fast niemand erwähnt: Eine .olm-Datei ist ein ZIP-Archiv. Arbeite an einer Kopie, benenne archiv.olm in archiv.zip um und entpacke sie — das Archivierungsprogramm unter macOS und der Explorer unter Windows öffnen sie beide anstandslos.
Heraus kommt ein Ordnerbaum, ein Zweig pro Konto, mit denselben Ordnernamen, die du in Outlook hattest. Die Nachrichten sind XML-Dateien, mehrere Nachrichten pro Datei, mit Betreff, Absender, Empfängern, Datumsangaben und Rumpf als Elemente. HTML-Rümpfe stehen darin als maskierter Text, ein Texteditor zeigt dir also Tag-Suppe — aber vollständige Tag-Suppe, es fehlt nichts. Anhänge sind nicht im XML kodiert: Sie sind gewöhnliche Dateien in einem eigenen Ordner, auf die die zugehörigen Nachrichten verweisen.
Daraus folgen zwei nützliche Dinge. Scheitern alle Umwandlungswege, kannst du Inhalte immer noch von Hand retten, und für eine einzelne verschollene Rechnung ist das oft der schnellste Weg: entpacken, den Baum nach dem Absendernamen durchsuchen, das XML lesen. Und wenn du ohnehin das PDF willst und nicht die E-Mail drumherum: Die Anhänge liegen dort schon als Dateien.
Es erklärt auch, warum OLM-Konverter so unterschiedlich gut sind. Dieses XML nach MBOX zu bringen ist eine Frage der Sorgfalt, nicht der Kryptografie: saubere MIME-Nachrichten neu bauen, Anhänge wieder anhängen, die Struktur erhalten.
Weg 1: zurück in Outlook für Mac und als EML wieder heraus
Wenn du noch an irgendeinen Mac mit Outlook kommst, kostet dieser Weg nichts. Importiere die OLM über Datei → Importieren und wähle die Option für das Outlook-für-Mac-Archiv. Sobald die Ordner erscheinen, markierst du Nachrichten und ziehst sie in einen Ordner im Finder: Outlook schreibt sie als .eml heraus, eine standardkonforme EML-Datei pro Nachricht, mit Kopfzeilen, Rumpf und Anhängen intakt.
Ein Ordner voller EML-Dateien ist kein MBOX, aber ein offenes Format, mit dem viele Reader umgehen können, Mbox Viewer eingeschlossen. Die Grenzen sind echt: Du ziehst in Portionen, nicht 40.000 Nachrichten auf einmal, und die Ordnerstruktur baust du selbst wieder auf.
Weg 2: ein IMAP-Konto als Brücke nach MBOX
Besser für ein ganzes Archiv. Importiere die OLM in Outlook für Mac, füge irgendein IMAP-Konto hinzu — ein übriges Postfach auf der eigenen Domain reicht — und ziehe die importierten Ordner darauf. Outlook lädt alles hoch, samt Hierarchie.
Dann richtest du Thunderbird auf dasselbe Konto, lässt es synchronisieren, kopierst die Ordner in die Lokalen Ordner und exportierst sie mit dem Add-on ImportExportTools NG. Thunderbird schreibt MBOX, heraus kommt also eine schlichte Datei, die jeder Reader öffnet. Unsere Anleitung zum Umwandeln von Outlook-Archiven behandelt den Thunderbird-Teil Schritt für Schritt. Gib dem Upload Zeit — Server drosseln große Stapel — und prüfe vorher, ob das Konto genug Platz hat.
Weg 3: kostenpflichtige Konverter, und was du dafür wirklich bekommst
Für Mac wie für Windows gibt es eigene OLM-nach-MBOX-Konverter. Es sind kommerzielle Produkte: Rechne mit einer einmaligen Lizenz, und rechne damit, dass die kostenlose Testversion eine Handvoll Nachrichten pro Ordner umwandelt — genug, um das Ergebnis zu prüfen, zu wenig, um fertig zu werden.
Bezahlt wird genau die Arbeit, die dir Weg 1 und 2 von Hand aufbürden: Ordnerhierarchie erhalten, Anhänge wieder angehängt, kein Outlook und kein Mailkonto nötig. Bei zweihundert Ordnern lohnt sich das. Bei dreien nicht.
Die Lehre ist mehr wert als die Datei
OLM ist das sauberste Argument, das es für die Archivierung in einem offenen Format gibt. Nichts daran war böswillig. Es ist das Export-Format — genau das, auf das man dich verweist, wenn du Post für die Zukunft sicherst — und es versagt bei der einzigen Aufgabe, die ein Archiv hat: später lesbar zu sein, ohne den Hersteller. Wenn du heute entscheidest, wo zehn Jahre Post wohnen sollen, steckt der ganze Fall in dieser einen Datei. MBOX, EML, PST und OLM im Vergleich stellt die Möglichkeiten gegenüber.
Wenn die MBOX fertig ist
Vergleiche die Anzahl der Nachrichten mit dem, was Outlook dir angezeigt hat. Eine Umwandlung, die stillschweigend einen Ordner verliert, ist der Fehler, den man früh erwischen will, und die Zählung erwischt ihn. Eine MBOX-Datei auf dem Mac öffnen deckt die Lese-Hälfte ab; Postfächer bis 1 GB öffnen sich in Mbox Viewer, ohne dass du etwas kaufst, und die Datei wird nur gelesen, nie beschrieben.
Behalte auch die ursprüngliche .olm. Sie kostet ein paar Gigabyte und ist die einzige Kopie, in der Kalender und Kontakte noch stecken.
Öffne dein Archiv mit Mbox Viewer
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