OLM: het Outlook-voor-Mac-formaat dat bijna niets kan openen

Een OLM-bestand is het archief dat Outlook voor Mac schrijft wanneer je de exportfunctie gebruikt. Het is geen PST met een andere extensie: ander formaat, andere codebasis, en Outlook voor Windows kan het niet openen. Apple Mail evenmin, Thunderbird ook niet, en geen enkel mailprogramma dat je waarschijnlijk al hebt staan. Die scheefheid — de Windows-client van Microsoft die het Mac-archief van Microsoft weigert — is wat mensen overvalt. Het goede nieuws: een OLM is veel minder ondoorzichtig dan een PST, en je kunt er nu meteen in kijken zonder iets te installeren.

Outlook voor Mac schrijft OLM, Outlook voor Windows schrijft PST, en geen van beide leest de ander

PST is de Windows-kant: een propriëtaire database die Outlook als werkopslag gebruikt. OLM is wat Outlook voor Mac maakt als je om een export vraagt — berichten, bijlagen, contactpersonen en agenda-items in één container.

Zelfde doel, en in geen van beide richtingen uitwisselbaar. Geef Outlook voor Mac een PST en het importeert hem. Geef Outlook voor Windows een OLM en er bestaat domweg geen importpad voor. In de praktijk leest alleen het programma dat de OLM schreef hem ook betrouwbaar uit.

OLM is niet eens het werkformaat van Outlook voor Mac. In de generatie Outlook 2016-2021 en Microsoft 365 staat de levende post onder ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile/Data/, als een database plus duizenden kleine berichtbestanden. OLM komt uitsluitend uit de exportopdracht.

Je krijgt er een op je laatste werkdag en merkt het jaren later

Het patroon herhaalt zich. Je sluit een account af, levert een laptop in of stapt van de Mac af. Outlook biedt Extra → Exporteren…, het venster biedt precies één formaat, en je neemt het omdat er niets anders is. De .olm belandt op een schijf met het label “oude werkmail” en daarmee lijkt de kous af.

Drie jaar later heb je één factuur uit dat bestand nodig, en er is geen Mac met Outlook meer. Het bestand dat je back-up moest zijn, vraagt precies om de software die je niet meer hebt.

Hernoem hem naar .zip en je kunt lezen wat erin zit

Dit is het stuk dat vrijwel niemand noemt: een .olm-bestand is een ZIP-archief. Werk op een kopie, hernoem archief.olm naar archief.zip en pak het uit — zowel Archiefhulpprogramma op macOS als Verkenner op Windows opent het zonder morren.

Wat eruit komt is een mappenboom, één tak per account, met dezelfde mapnamen die je in Outlook had. De berichten zijn XML-bestanden, meerdere berichten per bestand, met onderwerp, afzender, ontvangers, datums en tekst opgeslagen als elementen. HTML-berichtteksten staan erin als ge-escapete tekst, dus een teksteditor toont je tagsoep — maar wel volledige tagsoep, er ontbreekt niets. Bijlagen zitten niet in het XML gecodeerd: het zijn gewone bestanden in een eigen map, waarnaar de bijbehorende berichten verwijzen.

Daar volgen twee nuttige dingen uit. Als elke conversieroute faalt, kun je de inhoud nog altijd met de hand redden, en voor één zoekgeraakte factuur is dat vaak het snelst: uitpakken, de boom doorzoeken op de naam van de afzender, het XML lezen. En als je eigenlijk de pdf wilt en niet de e-mail eromheen: de bijlagen liggen er al als bestanden.

Het verklaart ook waarom OLM-converters zo sterk in kwaliteit verschillen. Dat XML omzetten naar MBOX is een kwestie van zorgvuldigheid, niet van cryptografie: nette MIME-berichten opbouwen, bijlagen weer koppelen, de structuur behouden.

Route 1: terug in Outlook voor Mac, er weer uit als EML

Kun je nog bij een Mac met Outlook, dan kost deze route niets. Importeer de OLM via Bestand → Importeren en kies de optie voor het Outlook-voor-Mac-archief. Zodra de mappen verschijnen, selecteer je berichten en sleep je ze naar een map in Finder: Outlook schrijft ze weg als .eml, één standaard EML-bestand per bericht, met kopteksten, tekst en bijlagen intact.

Een map met EML-bestanden is geen MBOX, maar wel een open formaat dat veel lezers aankunnen, Mbox Viewer daarbij. De grenzen zijn echt: je sleept in porties, niet 40.000 berichten in één keer, en de mappenstructuur bouw je zelf weer op.

Route 2: een IMAP-account als brug naar MBOX

Beter voor een heel archief. Importeer de OLM in Outlook voor Mac, voeg een willekeurig IMAP-account toe — een reservepostbus op je eigen domein volstaat — en sleep de geïmporteerde mappen erop. Outlook uploadt alles, hiërarchie inbegrepen.

Richt daarna Thunderbird op datzelfde account, laat het synchroniseren, kopieer de mappen naar Lokale mappen en exporteer ze met de add-on ImportExportTools NG. Thunderbird schrijft MBOX, dus wat eruit komt is een gewoon bestand dat elke lezer opent. Onze gids voor het converteren van Outlook-archieven behandelt het Thunderbird-deel stap voor stap. Gun de upload tijd — servers knijpen grote batches af — en controleer vooraf of het account ruimte heeft.

Route 3: betaalde converters, en wat je er echt voor koopt

Er bestaan speciale OLM-naar-MBOX-converters voor Mac en Windows. Het zijn commerciële producten: reken op een eenmalige licentie, en reken erop dat de gratis proefversie een handvol berichten per map omzet — genoeg om het resultaat te beoordelen, te weinig om het karwei af te maken.

Wat je voor je geld krijgt, is precies het werk dat route 1 en 2 je met de hand laten doen: mappenhiërarchie behouden, bijlagen weer gekoppeld, geen Outlook en geen mailaccount nodig. Bij tweehonderd mappen is dat het waard. Bij drie is het een slechte deal.

De les is meer waard dan het bestand

OLM is het zuiverste argument dat er bestaat om in een open formaat te archiveren. Er was niets kwaadaardigs aan. Het is het exportformaat — precies datgene waar je naartoe wordt gestuurd op het moment dat je post voor de toekomst wegzet — en het faalt in het enige waar een archief voor dient: later leesbaar zijn, zonder de leverancier. Beslis je vandaag waar tien jaar post gaat wonen, dan zit het hele argument in dit ene bestand. MBOX, EML, PST en OLM naast elkaar zet de opties op een rij.

Als je de MBOX eenmaal hebt

Vergelijk het aantal berichten met wat Outlook je liet zien. Een conversie die stilletjes een map laat vallen is precies de fout die je vroeg wilt betrappen, en de telling betrapt hem. Een MBOX-bestand openen op de Mac dekt de leeshelft af; postbussen tot 1 GB gaan open in Mbox Viewer zonder dat je iets koopt, en het bestand wordt alleen gelezen, nooit beschreven.

Bewaar ook de oorspronkelijke .olm. Hij kost een paar gigabyte en is de enige kopie waarin de agenda en de contactpersonen nog zitten.