Een MBOX-viewer kiezen: zeven tests die je zelf uitvoert

Open de kandidaat met je eigen bestand, op ware grootte, voordat je iets anders beslist. Die ene stap laat meer programma’s afvallen dan de andere zes bij elkaar, en hij kost je twintig minuten.

Wij maken er zelf een, dus lees de rest met scepsis. Dat is ook waarom elke test hieronder iets is wat je doet en niet iets wat je op je blauwe ogen moet geloven: elke test is in een middag uit te voeren op een gratis versie, bij ons net zo goed als bij wie dan ook.

1. Open je eigen bestand, niet het voorbeeld van de leverancier

Demo’s van leveranciers draaien op een mailbox van 20 MB. De jouwe is een Google Takeout-export die 14 GB groot bleek, en dat is een compleet ander technisch probleem.

De meeste lezers laden het hele bestand in het geheugen voordat ze iets op het scherm zetten: onzichtbaar bij 40 MB, fataal bij 8 GB. Installeer de gratis versie, wijs die naar je echte archief en houd de geheugenkolom in Activiteitenweergave of Taakbeheer in de gaten terwijl het programma bezig is.

Vraag om cijfers, niet om bijvoeglijke naamwoorden. De onze: een mailbox van 50 GB met ongeveer een half miljoen berichten opent in minder dan vijf minuten en blijft onder 600 MB RAM. Een getal is een antwoord; “snel” en “licht” zijn dat niet.

2. Noteer de datum van het originele bestand en kijk er daarna opnieuw naar

Noteer twee dingen voordat je de mailbox opent: de grootte in bytes en de wijzigingsdatum. Open hem in de kandidaat, klik erdoorheen, sluit af en vergelijk. Is een van beide waarden veranderd, dan heeft het programma in je archief geschreven — aanvaardbaar bij een werkkopie, niet bij de enige kopie van een mailbox waarvan het account niet meer bestaat. En je krijgt vooraf geen waarschuwing.

Hier telt het woord importeren. Een importeerprogramma leest je bestand niet, het kopieert je post naar zijn eigen opslag: een tweede kopie van een enorm archief, een wachttijd die in uren telt, en je post uit 2009 in de zijbalk naast je actieve accounts. Een viewer leest het bestand waar het staat. Eis “alleen-lezen” zwart op wit, niet afgeleid uit het woord “viewer” — en kijk wat het programma doet als het iets repareert, converteert of “optimaliseert”. Dat zijn de momenten waarop het schrijft.

3. Zet het netwerk uit en blijf ermee werken

Een e-mailarchief is het gevoeligste bestand dat de meeste mensen bezitten. Veel viewers die in de browser draaien willen het op een server waar je niets van weet: twintig jaar van je post, overhandigd aan een vreemde. Andere doen al het werk in het tabblad en uploaden niets — maar dat is een bewering, en je toetst een bewering door het netwerk weg te halen. Bij een inzageverzoek, een bewaarplicht in een rechtszaak of een verplichting rond gegevensbescherming mag je hier niet van uitgaan.

Desktopprogramma’s verdienen dezelfde vraag, alleen als test gesteld in plaats van op vertrouwen aangenomen. Verbreek de wifi en gebruik de app tien minuten. Verschijnt er een aanmeldvenster, of houdt het zoeken ermee op, dan weet je wat de marketingpagina je niet ging vertellen.

4. Sluit het af en open hetzelfde bestand opnieuw

De eerste keer openen moet de hele mailbox worden gelezen. De tweede keer niet.

Een viewer die een binaire index bijhoudt, ontleedt je archief één keer en opent het daarna voorgoed in ongeveer een seconde. Eentje zonder index analyseert elke keer opnieuw 20 GB. Op de dag van installatie merk je dat niet; elke dag daarna wel. Sluit de app, open het bestand opnieuw, tel mee.

5. Voer een zoekopdracht met drie voorwaarden uit

Zoeken in volledige tekst is het minimum. Waar het om gaat is een vraag als “van deze persoon, met bijlage, tussen 2019 en 2021”, want zo worden driehonderdduizend berichten er vier.

Probeer het tijdens de proefperiode met een echte vraag die je hebt. Eén invulveld dat overal naar tekst zoekt, betekent dat je gaat scrollen. De syntaxis moet in een minuut te leren zijn; de onze staat hier als voorbeeld van een complete set: afzenders, ontvangers, onderwerp, tekst, datums, grootte, bijlagen, exacte woordgroepen, OR en ontkenning.

6. Exporteer één bericht en probeer daarna vierhonderd

Lezen is de helft van het werk. Vroeg of laat heeft iemand deze e-mails nodig in een bruikbare vorm, en een viewer die alleen weergeeft laat je tekst met de hand overtikken — wat rond zes berichten ophoudt te werken.

Controleer drie dingen: in welke formaten hij schrijft (EML en CSV als minimum, PDF of HTML als er een jurist bij betrokken is), of hij bijlagen in bulk uitpakt, en of hij een nieuw MBOX-bestand kan schrijven met alleen wat je hebt geselecteerd. Vraag daarna welke daarvan achter de betaalde versie zitten. Bulkexport is de gebruikelijke scheidslijn, en dat is redelijk zolang je het weet voordat je koopt.

7. Vraag wat je overhoudt als de ontwikkelaar verdwijnt

Kleine softwarebedrijven houden op. Reken erop.

Wat telt, is of het programma je post bij het vertrek gijzelt: een account om op in te loggen, een licentieserver die moet antwoorden, een eigen container waarin je archief is omgezet. MBOX is een open, gedocumenteerd formaat, en elk programma dat de keuze waard is laat je archief daarin staan, leesbaar voor wat er hierna komt.

Diezelfde vraag beslecht de prijs: niet het bedrag, maar de vorm ervan. Een abonnement om een bestand te lezen dat al van jou is, is een vreemde afspraak; het archief verloopt niet, waarom de toegang ertoe dan wel?

De alternatieven, eerlijk: Thunderbird, online viewers, mboxShell

Thunderbird is gratis, opensource, op elk platform beschikbaar en kan iets wat geen enkele viewer kan: antwoorden. Wil je een oud archief terug als werkende mailbox, dan is dat het juiste antwoord. De prijs is dat het importeert: het kopieert de post naar zijn eigen profielmap, een tweede kopie van alles, met je archief uit 2009 binnen de mailbox die je dagelijks gebruikt.

Online viewers zijn oprecht handig voor een snelle blik: het archief van een mailinglijst, een testexport, een bestand dat iemand je heeft gestuurd. Dit is degene waar wij mensen naartoe sturen — die doet het werk in de browser en uploadt niets. Controleer dat voordat je er een vertrouwt, want het is niet de regel: de meeste willen de mailbox op hun eigen server. En ook een die niets uploadt blijft een browsertabblad dat het hele archief in het geheugen moet houden, dus alles wat in gigabytes telt hoort in software op je eigen machine.

mboxShell is ons eigen opensource-hulpmiddel voor de opdrachtregel, en de motor waaruit deze app is gegroeid. Gratis, scriptbaar, in zijn element op een server — en zonder enige interface, dus een slechte manier om je post te lezen. Het staat hier.

Een teksteditor volstaat ook bij een echt klein bestand, want MBOX is tekst: de eerlijke herinnering die onder dit alles ligt. Het formaat is open, en geen enkel programma is eigenaar van je post.

Vier signalen om rechtsomkeert te maken

Alles wat je vraagt het bestand te converteren voordat het je iets laat zien. Alles wat de berichttekst toont zonder de kopregels. Alles wat niet wil zeggen wat het met een crashrapport doet. En alles wat adverteert met “ondersteunt alle formaten”: dat is een uitspraak over marketing, niet over het inlezen van bestanden.

Waar Mbox Viewer op zijn eigen lijst uitkomt

Het programma is tegen deze lijst aan gebouwd, dus het zou raar zijn als het niet slaagde: het opent in plaats van te importeren, schrijft nooit in het origineel, werkt met het netwerk uit, opent opnieuw in minder dan een seconde, zoekt op gecombineerde criteria, exporteert naar EML, CSV, tekst, PDF, HTML en naar een nieuw MBOX-bestand, zonder account en zonder licentieserver. Gratis tot 1 GB, daarboven een eenmalige aankoop.

Wat een bewering is, geen bewijs. De zeven tests zijn de manier om erachter te komen — hier of ergens anders.

---

Google en Google Takeout zijn handelsmerken van Google LLC. Thunderbird is een handelsmerk van de Mozilla Foundation.