Convertitore MBOX: quando serve davvero

Un convertitore serve quando un altro programma deve ricevere la tua posta e non sa leggere MBOX: spostare un archivio dentro Outlook, per dire. Non serve per leggere, cercare, stampare o condividere i tuoi messaggi. È una distinzione che vale qualche minuto, perché convertire non è gratis: produce una seconda copia di tutto quello che hai.

La domanda dietro la ricerca

Quasi chiunque digiti «convertitore MBOX» ha in mano un’esportazione di Google Takeout e vuole vedere cosa contiene. Convertire è la prima idea che viene in mente, perché il file non si apre e convertire suona come la cosa che fa aprire i file.

Solo che la conversione non rende leggibile un file. Produce un file diverso, in un formato che piace a qualche altro programma, e ti serve comunque qualcosa per leggerlo. Se l’obiettivo è guardare la tua posta, puoi saltare tutto il passaggio: un lettore apre la casella dov’è, la lascia intatta e ti porta allo stesso risultato senza una seconda copia da 40 GB sul disco.

Tre buoni motivi per convertire lo stesso:

1. La destinazione è un altro programma. A qualcuno la posta serve dentro Outlook, o in un sistema che accetta un formato preciso e basta.
2. Ti servono singoli messaggi, non una casella. Quattro email da allegare a un ticket, a una pratica o a un deposito.
3. Ti servono i dati, non la posta. Date, mittenti e oggetti in un foglio di calcolo, per un controllo o un conteggio.

I casi 2 e 3 non sono davvero conversioni: sono esportazioni, e qualsiasi lettore decente le fa senza trasformare di una virgola il tuo archivio.

In cosa si può trasformare un MBOX?

Destinazione	A cosa serve	Serve un convertitore?
EML	Un file per messaggio, si apre ovunque, facile da allegare	No: si esporta da un lettore
PDF	Protocollare, stampare, mandare qualcosa che tra dieci anni sarà uguale	No: si esporta o si stampa
HTML	Una copia autonoma con le immagini incorporate	No: si esporta
CSV	Date, mittenti e oggetti in un foglio di calcolo	No: si esporta
Un MBOX più piccolo	Consegnare solo i messaggi che rientrano nel perimetro	No: si esporta una selezione
PST	Portare l’archivio dentro Outlook	Sì: è una conversione vera
Maildir	Alimentare un server di posta o un altro client	Sì

Tutto quello che sta nella metà dei «no» Mbox Viewer lo fa direttamente: EML, PDF, HTML, CSV, testo semplice, allegati in blocco e un nuovo file MBOX che contiene solo i messaggi che hai scelto. Un messaggio alla volta è gratis; in blocco è Pro.

Nella direzione opposta: PST e OLM

La conversione di cui c’è davvero bisogno più spesso è l’opposto di quella che si cerca: si ha un archivio di Outlook — un .pst su Windows, un .olm da Outlook per Mac — e lo si vuole dentro MBOX, dove si può leggere senza Outlook.

Quella è una conversione vera e richiede uno strumento vero. Teniamo aggiornata una guida passo passo per PST e OLM, perché è la strada su cui ci scrivono in continuazione ed è quella dove lo strumento sbagliato può farti perdere gli allegati senza dirtelo.

Cosa ti costa una conversione

Vale la pena saperlo prima di cominciare, in qualunque direzione tu vada:

• Una seconda copia di tutto. Due archivi da conservare, salvare e tenere d’occhio, e due risposte diverse quando qualcuno ti chiede cosa hai.
• Cose che non sopravvivono al viaggio. Le etichette di Gmail sono un’intestazione dentro il file MBOX, e la maggior parte dei formati di destinazione non ha un posto dove metterle. Il raggruppamento delle conversazioni viene ricostruito dalle intestazioni, a volte in modo diverso. Le date possono slittare con i fusi orari.
• Uno strumento a cui devi affidare tutto. Molti convertitori sono servizi web: carichi tutte le email che hai mai ricevuto sul server di uno sconosciuto per cambiare l’estensione di un file. Per un archivio personale è un pessimo scambio; per qualcosa coperto da una richiesta di accesso agli atti o da un blocco per finalità legali, è uno scambio che non ti è permesso fare.

Qualunque cosa usi, tieni l’originale. Una conversione che puoi ripetere è una scocciatura; una che non puoi ripetere è una perdita di dati di cui non ti sei ancora accorto.

La regola pratica

Converti quando lo pretende una destinazione. Esporta quando ti chiede qualcosa una persona. Leggi quando vuoi soltanto vedere la tua posta: per quello non serve né l’una né l’altra.