Archiwa MBOX w szkołach i organizacjach: edycja, którą kupuje się w Apple School Manager

Co jakiś czas przychodzi wiadomość z działu IT i zawsze jest to wariant tego samego pytania: potrzebujemy Mbox Viewera na czterdziestu Makach — jak kupić czterdzieści licencji?

Przez długi czas uczciwa odpowiedź była niewygodna: nie dało się. Przynajmniej nie porządnie.

Co Apple School Manager kupuje, a czego nie

Apple School Manager i Apple Business Manager świetnie radzą sobie z kupowaniem aplikacji. Wybierasz aplikację, kupujesz tyle kopii, ile trzeba, przydzielasz je osobom albo urządzeniom przez swój MDM, a gdy ktoś odchodzi, odbierasz licencję i dajesz ją następnej osobie.

Czego żaden z nich nie kupuje, to zakup w aplikacji. A dokładnie tak odblokowuje się Mbox Viewer Pro w Mac App Store: aplikacja otwiera skrzynkę za darmo, a jednorazowy zakup w jej wnętrzu znosi limit rozmiaru.

Wychodziło więc na to, że licencja, której szkoła naprawdę potrzebowała, była jedyną, której kupić nie mogła. Obejście, czyli poproszenie czterdziestu osób, żeby każda kupiła na własną rękę, a potem wysłała paragon do administracji, nie jest obejściem tylko małą katastrofą biurokratyczną. A w placówce, gdzie wszyscy logują się przez Managed Apple ID, większość i tak niczego nie kupi.

Custom App to odpowiedź Apple dokładnie na ten przypadek

Apple ma mechanizm na sytuację, w której organizacja potrzebuje kompilacji nie do końca takiej jak publiczna: Custom App. To osobna, prywatna wersja aplikacji, rozprowadzana wyłącznie do organizacji, które wskażesz, bez strony w App Store, na którą ktokolwiek mógłby przypadkiem trafić.

Mbox Viewer Pro for Education to właśnie ta kompilacja. Ta sama aplikacja, ten sam kod, to samo działanie tylko do odczytu, ze wszystkimi funkcjami Pro odblokowanymi na stałe i bez żadnego zakupu w aplikacji. Kupuje się ją na stanowiska w Apple School Manager lub Apple Business Manager i wdraża przez MDM jak każdą inną aplikację: Jamf, Intune, Mosyle, Kandji, Addigy albo cokolwiek już macie.

W nazwie jest Education, bo taka jest kategoria sklepu, ale Apple Business Manager działa tak samo. Kancelaria prawna i urząd miasta wchodzą tymi samymi drzwiami co uczelnia.

Co widzi osoba siedząca przed Makiem

Nic. I o to właśnie chodzi.

Otwiera aplikację i ta po prostu działa. Nie ma ekranu zakupu do opisania w instrukcji, klucza licencyjnego do rozesłania mailem, konta do zalogowania, limitu rozmiaru, o który można się obić w połowie roboty, ani niczego, co wygaśnie za rok. Wsparcie nigdy nie dostaje zgłoszenia, bo nie istnieje krok, który by je wywołał.

Do czego używają jej organizacje

Nie publikujemy, kto jej używa. To decyzja i tak zostanie: Custom App jest prywatna, a lista organizacji, do których trafia, należy do nich, nie do nas.

Możemy natomiast opowiedzieć, jak wygląda ta praca, bo się powtarza:

• Wnioski o dostęp do informacji i legal hold. Przychodzi eksport z Google Vault albo Google Takeout, ktoś musi go przejrzeć, zawęzić do wiadomości, które wniosek faktycznie obejmuje, i wydać tylko te. Od wersji 2.8.4 aplikacja eksportuje zaznaczenie jako zupełnie nowy plik MBOX: oryginalne archiwum pozostaje nietknięte, a to, co wykluczyłeś, po prostu nie trafia do nowego pliku.
• Skrzynki osób, które odeszły. Konto byłego pracownika albo studenta już nie istnieje, wyeksportowana skrzynka to wszystko, co zostało, a ktoś i tak musi ją otworzyć.
• Archiwa historyczne. Kopie zapasowe i kopie serwerów pocztowych sprzed dziesięciu lat, których żaden dzisiejszy klient nie chce tknąć.

Jest jeszcze jedna rzecz, która w szkole zwykle przesądza sprawę: aplikacja nie ma serwera, analityki ani chmury. Działa przy wyłączonej sieci. Z czytanej poczty nic nie opuszcza Maka.

Cena

39,99 USD za stanowisko, jednorazowo. To mniej niż licencja dożywotnia za 44,99 USD w App Store, więc kupowane hurtem stanowisko wychodzi taniej niż detalicznie — i tak właśnie powinno być.

Ta kwota to cena dla Stanów Zjednoczonych. Apple przelicza z niej automatycznie pozostałe terytoria, więc organizacja ze strefy euro widzi 44,99 €, a kanadyjska swój odpowiednik. Liczy się kwota, którą pokazuje wam Apple School lub Business Manager.

Bez abonamentu, bez odnawiania i bez daty ważności. Kolejne stanowiska dokupujecie, kiedy trzeba, bez pisania do nas.

Dlaczego nie ma przycisku zakupu

Bo nie ma jeszcze czego kliknąć. Custom App staje się widoczna dla organizacji dopiero wtedy, gdy jej Organization ID zostanie dopisany do wpisu aplikacji; wcześniej nie tyle jest ukryta, co dla was nie istnieje.

Pierwszym krokiem nie jest więc płatność, tylko mail z informacją, kim jesteście, żeby wasz identyfikator trafił na listę. Potem aplikacja pojawia się na waszym koncie w Aplikacje i książki → Custom Apps, na co Apple potrzebuje do 24 godzin, a stanowiska kupujecie sami swoją zwykłą metodą płatności.

Z tego samego powodu nigdzie na naszej stronie nie znajdziecie linku do App Store dla tej edycji. Nie ma publicznego wpisu, do którego można by odesłać, a wskazanie zwykłej aplikacji byłoby wskazaniem dokładnie tego, co waszego problemu nie rozwiązuje.

Jak o nią poprosić

Cztery rzeczy wystarczą, żeby ruszyć: nazwa organizacji, jej Organization ID z Apple School lub Business Manager (w Ustawienia → Informacje o rejestracji), szacowana liczba stanowisk i osoba do kontaktu.

Formularz i wszystkie szczegóły są na stronie Education. Jeśli wasza organizacja nie korzysta ani z Apple School Manager, ani z Apple Business Manager, napiszcie mimo to: to temat do rozmowy, a nie ślepy zaułek.

A jeśli chodzi o jednego Maka, a nie o organizację, nic z powyższego was nie dotyczy: zwykła aplikacja to ten sam program, darmowy do wypróbowania, z jednorazowym zakupem znoszącym limit rozmiaru.