MBOX-archieven op scholen en in organisaties: de editie die je in Apple School Manager koopt

Om de zoveel tijd komt er een bericht van een IT-afdeling binnen, en het is altijd een variant op dezelfde vraag: we hebben Mbox Viewer nodig op veertig Macs — hoe kopen we veertig licenties?

Het eerlijke antwoord was lange tijd ongemakkelijk: dat kon niet. Niet fatsoenlijk in elk geval.

Wat Apple School Manager wel en niet koopt

Apple School Manager en Apple Business Manager zijn prima in het kopen van apps. Je kiest een app, koopt zoveel exemplaren als je nodig hebt, wijst ze via je MDM toe aan mensen of apparaten, en als iemand vertrekt haal je de licentie terug en geef je hem aan de volgende.

Wat geen van beide koopt, is een in-app-aankoop. En precies zo wordt Mbox Viewer Pro in de Mac App Store ontgrendeld: de app opent gratis een mailbox, en één aankoop binnen de app haalt de groottelimiet weg.

De licentie die een school nodig had, was dus precies de licentie die de school niet kon kopen. De omweg — veertig mensen vragen om ieder voor zich te kopen en daarna het bonnetje naar de administratie te sturen — is geen omweg maar een kleine administratieve ramp. En op een school waar iedereen inlogt met een Managed Apple ID kunnen de meesten sowieso niets kopen.

Een Custom App is precies hiervoor Apples antwoord

Apple heeft een voorziening voor het geval een organisatie een build nodig heeft die net niet de publieke is: de Custom App. Dat is een aparte, private versie van de app, die alleen naar de organisaties gaat die jij noemt, zonder App Store-pagina waar iemand toevallig op kan stuiten.

Mbox Viewer Pro for Education is die build. Dezelfde app, dezelfde code, hetzelfde alleen-lezen gedrag, met alle Pro-functies al permanent ontgrendeld en nergens een in-app-aankoop. Je koopt hem per licentie in Apple School Manager of Apple Business Manager en rolt hem met MDM uit als elke andere app: Jamf, Intune, Mosyle, Kandji, Addigy of wat je al draait.

In de naam staat Education omdat dat de categorie van de store is, maar Apple Business Manager werkt hetzelfde. Een advocatenkantoor en een gemeente komen door dezelfde deur binnen als een universiteit.

Wat de persoon achter de Mac ziet

Niets. Daar gaat het juist om.

Ze openen de app en hij werkt. Geen aankoopscherm dat in een handleiding uitgelegd moet worden, geen licentiesleutel die per mail rondgaat, geen account om op in te loggen, geen groottelimiet waar je halverwege een klus tegenaan loopt, en niets dat volgend jaar verloopt. De helpdesk krijgt het ticket nooit, want de stap die het oplevert bestaat niet.

Waar organisaties hem voor gebruiken

We publiceren niet wie hem gebruikt. Dat is een bewuste keuze en dat blijft zo: een Custom App is privé, en de lijst met organisaties waar hij naartoe gaat is aan hen, niet aan ons.

Wat we wel kunnen vertellen is hoe het werk eruitziet, want dat herhaalt zich:

• Wob-achtige verzoeken en legal holds. Er komt een export uit Google Vault of Google Takeout binnen, iemand moet die doornemen, terugbrengen tot de berichten die het verzoek echt dekt en alleen díé overhandigen. Sinds 2.8.4 exporteert de app een selectie als een gloednieuw MBOX-bestand: het oorspronkelijke archief wordt niet gewijzigd, en alles wat je hebt uitgesloten zit gewoon niet in het nieuwe bestand.
• Mailboxen van vertrokken mensen. Het account van de oud-medewerker of oud-student is weg, de geëxporteerde mailbox is alles wat er nog is, en iemand moet hem toch openen.
• Historische archieven. Back-ups en mailserverkopieën van tien jaar geleden waar geen enkele huidige client nog aan wil.

Eén ding geeft op scholen vaak de doorslag: de app heeft geen server, geen analytics en geen cloud. Hij werkt met het netwerk uit. Van de post die je leest verlaat niets de Mac.

De prijs

39,99 USD per licentie, eenmalig. Dat is minder dan de lifetime-licentie van 44,99 USD in de App Store: in volume gekocht kost een plek dus minder dan los, en dat is de goede kant op.

Dat bedrag is de prijs voor de Verenigde Staten. Apple rekent alle andere gebieden daar automatisch uit om, dus een organisatie in de eurozone ziet 44,99 € en een Canadese haar eigen equivalent. Wat telt is het bedrag dat Apple School of Business Manager je laat zien.

Geen abonnement, geen verlenging, geen vervaldatum. Extra licenties koop je wanneer je ze nodig hebt, zonder ons opnieuw te mailen.

Waarom er geen koopknop is

Omdat er nog niets te klikken valt. Een Custom App wordt pas zichtbaar voor een organisatie als haar Organization ID aan de gegevens van de app is toegevoegd; daarvoor is hij niet verborgen, hij bestaat voor jou simpelweg niet.

De eerste stap is dus geen betaling, maar een mail waarin je vertelt wie je bent, zodat je ID op de lijst komt. Daarna verschijnt de app in je account onder Apps en boeken → Custom Apps, waar Apple tot 24 uur over kan doen, en koop je de licenties zelf met je gebruikelijke betaalmethode.

Om dezelfde reden vind je op onze site nergens een App Store-link voor deze editie. Er is geen openbare pagina om naartoe te linken, en je naar de gewone app sturen zou je sturen naar precies het ding dat je probleem niet oplost.

Hoe je hem aanvraagt

Vier dingen zetten het in gang: de naam van je organisatie, haar Organization ID uit Apple School of Business Manager (onder Instellingen → Inschrijvingsgegevens), ongeveer hoeveel licenties je nodig hebt en iemand om aan te antwoorden.

Het formulier en alle details staan op de Education-pagina. Gebruikt je organisatie geen Apple School Manager en geen Apple Business Manager, mail dan toch: dat is een gesprek, geen doodlopende weg.

En gaat het om één Mac in plaats van om een organisatie, dan is niets hiervan op jou van toepassing: de gewone app is hetzelfde programma, gratis te proberen, met een eenmalige aankoop die de groottelimiet opheft.