Jak automatycznie robić kopię zapasową poczty do MBOX (Mac i Windows)

Eksport to zdjęcie skrzynki z jednego dnia; kopia zapasowa nadąża za nią. Google Takeout, eksport z Apple Mail albo skopiowany profil Thunderbirda dają ci plik MBOX ze wszystkim do chwili, w której go zrobiłeś — i z niczym, co przyszło później. To, co dotrze i zostanie usunięte między dwoma eksportami, nie trafi do żadnego z nich. Ten poradnik ustawia ten drugi rodzaj: kopię konta robioną według harmonogramu, na twoim dysku, w postaci zwykłych plików MBOX, które Mbox Viewer otwiera jak każde inne.

Używamy Arca Mail Backup, naszej aplikacji do kopii zapasowych na Maca i Windows, bo zapisuje dokładnie ten format, o którym jest ta strona. Do wszystkiego, co poniżej, wystarczy plan darmowy.

Takeout czy kopia według harmonogramu?

To dwa różne zadania i wiele osób potrzebuje obu.

• Eksport (Takeout, Apple Mail, Thunderbird) sprawdza się przy koncie, które zaraz zamkniesz, którego już nie używasz, albo przy jednorazowym archiwum. Nie wymaga instalowania niczego ani niczego, co działa w tle.
• Kopia według harmonogramu sprawdza się przy koncie, którego wciąż używasz. Działa sama i robi coś, czego eksport nie potrafi: wiadomość usunięta na serwerze zostaje w kopii, oznaczona jako usunięta, zamiast zniknąć także z niej. Na tym polega różnica między kopią a historią, i dlatego skrzynka, która istnieje tylko na serwerze, to nie to samo co kopia, która należy do ciebie.

Czego potrzebujesz

• Maca z macOS 14 lub nowszym albo komputera z Windows 10 lub 11.
• Adresu konta i sposobu, żeby się na nie zalogować:
  • Gmail lub Google Workspace: hasła do aplikacji, które Google udostępnia tylko przy włączonej weryfikacji dwuetapowej. W Workspace administrator musi zezwolić na IMAP i hasła do aplikacji.
  • Outlook.com, Hotmail lub Microsoft 365: logowania do konta Microsoft, które odbywa się w przeglądarce. Przy koncie służbowym albo szkolnym organizacja może najpierw musieć zatwierdzić Arca.
  • Każdy inny dostawca: serwera IMAP, portu (zwykle 993), nazwy użytkownika i hasła — wszystko to znajdziesz w pomocy swojego dostawcy.
• Folderu na dysku wewnętrznym lub zewnętrznym, na którym zmieści się skrzynka.

Interfejs aplikacji jest po angielsku i po hiszpańsku; w krokach poniżej przytaczamy angielskie nazwy przycisków i opcji.

Krok 1: Zainstaluj Arca Mail Backup

Pobierz ją z Mac App Store albo z Microsoft Store. Przy pierwszym uruchomieniu zobaczysz Welcome to Arca Mail Backup.

Zostaw włączone Back up in the background. Na Macu dodaje to Arca do rzeczy otwieranych przy logowaniu; w Windows — do aplikacji uruchamianych przy starcie, a w obszarze powiadomień pojawia się ikona. W obu przypadkach kopie robią się zgodnie z harmonogramem nawet przy zamkniętym oknie. Bez tej opcji Arca kopiuje tylko wtedy, gdy naciśniesz Back Up Now. Potem kliknij Get Started.

Krok 2: Dodaj konto

Wpisz adres w polu Email i kliknij Continue — Arca sama ustala z adresu, jak się połączyć, a jeśli się pomyli, poprawisz to w menu Provider: Gmail or Google Workspace, Outlook.com or Microsoft 365 albo Other (IMAP).

• Gmail: kliknij Create an app password in your Google account, skopiuj 16-literowe hasło, które pokaże Google, i wklej je w pole App password, ze spacjami albo bez. Twoje prawdziwe hasło do Google nigdy nie trafia do aplikacji.
• Outlook / Microsoft 365: kliknij Sign In with Microsoft i dokończ w przeglądarce. Arca nigdy nie widzi twojego hasła; to Microsoft daje jej uprawnienie do czytania poczty przez IMAP, a ty możesz je w każdej chwili cofnąć w swoim koncie Microsoft.
• Other (IMAP): wypełnij Server, Port, User name i Password, a potem kliknij Test Connection.

Gdy pojawi się Connected to…, wybierz foldery w sekcji Which folders should Arca back up? i kliknij Continue. Przy Gmailu Arca kopiuje folder Wszystkie wiadomości razem z etykietami, więc wiadomość z trzema etykietami zapisuje się raz, a nie trzy razy.

Krok 3: Wybierz, gdzie zapisać kopię

W sekcji Where should Arca save your mail? wybierz A folder or external disk i wskaż folder. Arca zapisuje plik testowy i jeśli może z folderu korzystać, pokazuje Write test passed.

Jeśli masz dysk zewnętrzny, lepiej wybrać właśnie jego: kopia na tym samym dysku co system umiera razem z komputerem. W planie darmowym miejscem docelowym musi być dysk tego komputera, wewnętrzny albo zewnętrzny; NAS, zasobnik zgodny z S3, folder synchronizowany z chmurą czy kilka miejsc naraz to już Arca Pro.

Krok 4: Ustaw harmonogram i zrób pierwszą kopię

W sekcji How often should Arca back up? wybierz Frequency. Plan darmowy robi kopię najwyżej raz dziennie — rozsądnym wyborem jest Daily; Arca Pro dokłada co 1, 3, 6 albo 12 godzin. Na laptopie opcja Only when connected to power sprawia, że kopia nie uruchamia się na baterii.

Kliknij Start First Backup. Pierwsza kopia jest tą wolną, bo kopiuje całą skrzynkę; każda kolejna pobiera już tylko to, co się zmieniło. Przy dużym koncie Gmail pierwsza kopia może zająć kilka dni, bo Google ogranicza, ile konto może pobrać w ciągu doby. Jeśli coś ją przerwie — laptop zaśnie, padnie Wi-Fi — następne uruchomienie podejmie pracę tam, gdzie się zatrzymała.

Krok 5: Sprawdź kopię w Mbox Viewer

Nie przyjmuj kopii na wiarę: otwórz ją. W wybranym folderze Arca tworzy folder arca, a w nim po jednym folderze na każdy komputer. Poczta jest zapisana jako jeden plik MBOX na folder i miesiąc:

arca/<komputer>/accounts/<konto>/folders/<folder>/2026/2026-10.mbox

Przy koncie Gmail <konto> to adres, w którym symbole zamieniono na myślniki (ty-gmail-com), a <folder> to gmail-all-mail. Obok accounts leżą manifest.json, kopia indeksu i README.txt, który wyjaśnia, jak wszystko otworzyć bez Arca.

Przeciągnij jeden z tych plików .mbox do Mbox Viewer — na Macu albo w Windows — i wyszukaj wiadomość, o której wiesz, że jest z tego miesiąca. Pliki miesięczne są małe, więc zwykle mieszczą się w limicie 1 GB wersji darmowej. Żeby przeczytać cały rok w jednym oknie, Mbox Viewer potrafi scalić kilka miesięcy w jeden plik.

Mbox Viewer tylko czyta plik, nigdy w nim nie zapisuje, więc sprawdzanie kopii nie może jej uszkodzić. Arca też nie wraca już do miesięcy, które się zamknęły.

Jak odzyskać wiadomość usuniętą na serwerze

Po to właśnie jest kopia. W Arca szukasz po temacie, nadawcy, odbiorcy albo treści, we wszystkich kontach naraz. Wiadomość, której nie ma już na serwerze, ma plakietkę Deleted on server.

Zaznacz ją i wybierz Restore Selected…. Wiadomości wracają do nowego folderu (New folder) tego samego konta — domyślnie nazwanego Restored Arca z datą — a niczego, co już jest na serwerze, Arca nie zmienia. Opcja Also restore what is still on the server jest domyślnie wyłączona, więc wraca tylko to, co zostało usunięte, i nie powstają duplikaty. Przywracanie do tego samego konta jest darmowe.

Jeśli potrzebujesz wiadomości tylko jako pliku, Export .eml… zapisze ją osobno.

Masz już Takeout albo stary plik MBOX?

Arca przyjmuje też archiwa, które już masz. Import an .mbox File… czyta Google Takeout (z etykietami), foldery profilu Thunderbirda, pakiety .mbox z Apple Mail i każdy standardowy MBOX, i zamienia je w konto offline, które przeszukujesz razem z kontami na żywo. Zaimportowane skrzynki nie liczą się do jednego konta z planu darmowego. Arca nie importuje PST ani EML; pliki Outlooka najpierw skonwertuj do MBOX.

Plan darmowy i Arca Pro

Plan darmowy obejmuje jedno podłączone konto, kopiowane w całości na dysk twojego komputera raz dziennie, z wyszukiwaniem, kontrolą kopii, importem i przywracaniem do tego samego konta, bez limitu rozmiaru. Arca Pro dokłada więcej kont, miejsca docelowe NAS i S3, kilka miejsc naraz, kopie co kilka godzin i przywracanie do innego konta. Ceny i pełne porównanie znajdziesz na arcamailbackup.com (po angielsku i hiszpańsku).

Niezależnie od planu pliki to standardowy MBOX na twoim dysku: jeśli jutro przestaniesz używać Arca, kopia nadal otworzy się w Mbox Viewer, Thunderbirdzie albo w dowolnym innym czytniku.