Ein Export ist ein Foto deines Postfachs an einem bestimmten Tag; ein Backup ist eine Kopie, die mitwächst. Google Takeout, der Export aus Apple Mail oder ein kopiertes Thunderbird-Profil liefern dir eine MBOX-Datei mit allem bis zu dem Moment, in dem du sie erstellt hast – und nichts danach. Was zwischen zwei Exporten ankommt und wieder gelöscht wird, steckt in keinem von beiden. Diese Anleitung richtet die andere Sorte ein: eine geplante Kopie des Kontos auf deiner eigenen Festplatte, als ganz normale MBOX-Dateien, die Mbox Viewer öffnet wie jede andere.

Wir verwenden dafür Arca Mail Backup, unsere Backup-App für Mac und Windows, weil sie genau das Format schreibt, um das es auf dieser Website geht. Für alles, was folgt, reicht der kostenlose Tarif.

Takeout oder geplantes Backup?

Beides erfüllt einen anderen Zweck, und viele brauchen beides.

Ein Export (Takeout, Apple Mail, Thunderbird) passt für ein Konto, das du bald schließt, eines, das du nicht mehr nutzt, oder für ein einmaliges Archiv. Dafür muss nichts installiert sein und nichts laufen.
Ein geplantes Backup passt für ein Konto, das du noch nutzt. Es läuft von selbst und kann etwas, das kein Export kann: Eine Nachricht, die auf dem Server gelöscht wird, bleibt im Backup, als gelöscht markiert, statt auch dort zu verschwinden. Das ist der Unterschied zwischen einer Kopie und einem Verlauf – und der Grund, warum ein Postfach, das nur auf dem Server liegt, nicht dasselbe ist wie eine Kopie, die dir gehört.

Was du brauchst

Einen Mac mit macOS 14 oder neuer oder einen PC mit Windows 10 oder 11.
Die Adresse des Kontos und eine Möglichkeit, dich dort anzumelden:
- Gmail oder Google Workspace: ein App-Passwort, das Google nur anbietet, wenn die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert ist. Bei Workspace muss dein Administrator IMAP und App-Passwörter zulassen.
- Outlook.com, Hotmail oder Microsoft 365: deine Microsoft-Anmeldung, die im Browser erledigt wird. Bei einem Geschäfts- oder Schulkonto muss deine Organisation Arca eventuell erst freigeben.
- Jeder andere Anbieter: IMAP-Server, Port (meist 993), Benutzername und Passwort – das steht alles in den Hilfeseiten deines Anbieters.
Einen Ordner auf einer internen oder externen Festplatte mit genug Platz für das Postfach.

Die App gibt es nur auf Englisch und Spanisch; die Schritte unten nennen deshalb die englischen Bezeichnungen.

Schritt 1: Arca Mail Backup installieren

Lade die App aus dem Mac App Store oder dem Microsoft Store. Beim ersten Start erscheint Welcome to Arca Mail Backup.

Lass Back up in the background eingeschaltet. Auf dem Mac trägt das Arca in die Anmeldeobjekte ein, unter Windows in die Autostart-Apps, samt Symbol im Infobereich der Taskleiste. In beiden Fällen laufen die Backups nach Zeitplan, auch wenn das Fenster geschlossen ist. Ohne diese Option kopiert Arca nur, wenn du auf Back Up Now klickst. Klicke dann auf Get Started.

Schritt 2: Konto hinzufügen

Gib die Adresse unter Email ein und klicke auf Continue. Arca leitet aus der Adresse ab, wie es sich verbinden muss; korrigieren kannst du das im Menü Provider: Gmail or Google Workspace, Outlook.com or Microsoft 365 oder Other (IMAP).

Gmail: Folge Create an app password in your Google account, kopiere das 16-stellige Passwort, das Google dir anzeigt, und füge es unter App password ein, mit oder ohne Leerzeichen. Dein eigentliches Google-Passwort bekommt die App nie zu sehen.
Outlook / Microsoft 365: Klicke auf Sign In with Microsoft und schließe die Anmeldung im Browser ab. Arca sieht dein Passwort nie; Microsoft erteilt der App die Berechtigung, deine Mails per IMAP zu lesen, und diese Berechtigung kannst du in deinem Microsoft-Konto jederzeit widerrufen.
Other (IMAP): Fülle Server, Port, User name und Password aus und klicke dann auf Test Connection.

Sobald Connected to… erscheint, wählst du unter Which folders should Arca back up? die Ordner aus und klickst auf Continue. Bei Gmail kopiert Arca den Ordner Alle Nachrichten samt Labels, eine Nachricht mit drei Labels wird also einmal gespeichert und nicht dreimal.

Schritt 3: Speicherort für das Backup wählen

Wähle unter Where should Arca save your mail? die Option A folder or external disk und dann den Ordner. Arca schreibt eine Testdatei und zeigt Write test passed, wenn es den Ordner benutzen kann.

Eine externe Festplatte ist die bessere Wahl, wenn du eine hast: Eine Kopie auf derselben Platte wie der Computer stirbt mit dem Computer. Im kostenlosen Tarif muss das Ziel eine Festplatte dieses Computers sein, intern oder extern; ein NAS, ein S3-kompatibler Bucket, ein mit einem Cloud-Speicher synchronisierter Ordner oder mehrere Ziele gleichzeitig gehören zu Arca Pro.

Schritt 4: Zeitplan festlegen und erste Kopie anlegen

Wähle unter How often should Arca back up? eine Frequency. Der kostenlose Tarif sichert höchstens einmal am Tag – Daily ist die vernünftige Wahl; Arca Pro bietet zusätzlich alle 1, 3, 6 oder 12 Stunden. Auf einem Laptop sorgt Only when connected to power dafür, dass nicht im Akkubetrieb gesichert wird.

Klicke auf Start First Backup. Die erste Sicherung ist die langsame, weil sie das ganze Postfach kopiert; danach holt jeder Durchlauf nur noch, was sich geändert hat. Bei einem großen Gmail-Konto kann die erste Kopie mehrere Tage dauern, weil Google begrenzt, wie viel ein Konto pro Tag herunterladen darf. Wird sie unterbrochen – der Laptop geht in den Ruhezustand, das WLAN bricht weg –, macht der nächste Durchlauf dort weiter, wo der letzte aufgehört hat.

Schritt 5: Backup mit Mbox Viewer prüfen

Verlass dich nicht blind auf das Backup, sondern öffne es. Im gewählten Ordner legt Arca einen Ordner arca an und darin einen Ordner pro Computer. Die Mails liegen als eine MBOX-Datei pro Ordner und Monat:

arca/<computer>/accounts/<account>/folders/<folder>/2026/2026-10.mbox

Bei einem Gmail-Konto ist <account> die Adresse, in der Sonderzeichen durch Bindestriche ersetzt sind (name-gmail-com), und <folder> heißt gmail-all-mail. Neben accounts liegen eine manifest.json, eine Kopie des Index und eine README.txt, die erklärt, wie sich alles auch ohne Arca öffnen lässt.

Zieh eine dieser .mbox-Dateien auf Mbox Viewer – auf dem Mac oder unter Windows – und such nach einer Nachricht, von der du weißt, dass sie aus diesem Monat stammt. Monatsdateien bleiben klein und passen deshalb meist unter die 1-GB-Grenze der kostenlosen Version. Wer ein ganzes Jahr in einem Fenster lesen will, kann mehrere Monate in Mbox Viewer zu einer Datei zusammenführen.

Mbox Viewer liest die Datei nur und schreibt nie hinein; das Prüfen kann dem Backup also nicht schaden. Und abgeschlossene Monate fasst auch Arca nicht mehr an.

Eine auf dem Server gelöschte Nachricht zurückholen

Genau dafür ist das Backup da. In Arca suchst du über alle Konten hinweg nach Betreff, Absender, Empfänger oder Text. Eine Nachricht, die es auf dem Server nicht mehr gibt, trägt das Etikett Deleted on server.

Markiere sie und wähle Restore Selected…. Die Nachrichten landen in einem New folder desselben Kontos – standardmäßig Restored Arca plus Datum –, und an dem, was schon auf dem Server liegt, ändert sich nichts. Also restore what is still on the server ist standardmäßig aus, es kommt also nur zurück, was gelöscht wurde, und du bekommst keine Duplikate. Die Wiederherstellung ins selbe Konto ist kostenlos.

Brauchst du die Nachricht nur als Datei, speichert Export .eml… sie einzeln.

Du hast schon ein Takeout oder eine alte MBOX?

Arca nimmt auch die Archive auf, die du bereits hast. Import an .mbox File… liest Google Takeout (samt Labels), Thunderbird-Profilordner, .mbox-Pakete aus Apple Mail und jede Standard-MBOX und macht daraus ein Offline-Konto, das du zusammen mit den aktiven Konten durchsuchen kannst. Importierte Postfächer zählen nicht zu dem einen Konto des kostenlosen Tarifs. PST und EML importiert Arca nicht; Outlook-Dateien wandelst du vorher in MBOX um.

Kostenloser Tarif und Arca Pro

Der kostenlose Tarif umfasst ein verbundenes Konto, das einmal am Tag vollständig auf eine Festplatte deines Computers gesichert wird, mit Suche, Prüfungen, Import und Wiederherstellung ins selbe Konto und ohne Größenbeschränkung. Arca Pro bringt weitere Konten, NAS- und S3-Ziele, mehrere Ziele gleichzeitig, Backups alle paar Stunden und die Wiederherstellung in ein anderes Konto. Preise und den vollständigen Vergleich findest du auf arcamailbackup.com (auf Englisch).

Egal welcher Tarif: Die Dateien sind Standard-MBOX auf deiner Festplatte. Wenn du Arca morgen nicht mehr benutzt, öffnet sich das Backup trotzdem in Mbox Viewer, Thunderbird oder jedem anderen Reader.

E-Mails automatisch als MBOX sichern (Mac und Windows)