Un’esportazione è una fotografia della casella in un certo giorno; un backup è una copia che le sta dietro. Google Takeout, l’esportazione di Apple Mail o un profilo di Thunderbird copiato ti danno un file MBOX con tutto quello che c’era fino a quel momento, e niente di quello che arriva dopo. Ciò che arriva e viene eliminato tra un’esportazione e l’altra non sta in nessuna delle due. Questa guida imposta l’altro tipo di copia: un backup pianificato dell’account, sul tuo disco, in normali file MBOX che Mbox Viewer apre come qualsiasi altro.

Usiamo Arca Mail Backup, la nostra app di backup per Mac e Windows, perché scrive esattamente il formato di cui parla questo sito. Per tutto quello che segue basta il piano gratuito.

Takeout o backup pianificato?

Fanno lavori diversi, e a molti servono tutti e due.

Un’esportazione (Takeout, Apple Mail, Thunderbird) va bene per un account che stai per chiudere, uno che non usi più o un archivio da fare una volta sola. Non richiede software installato né niente in esecuzione.
Un backup pianificato va bene per un account che usi ancora. Parte da solo e fa una cosa che un’esportazione non può fare: un messaggio eliminato sul server resta nel backup, contrassegnato come eliminato, invece di sparire anche da lì. È la differenza tra una copia e uno storico, ed è il motivo per cui una casella che vive solo sul server non equivale a una copia tua.

Cosa ti serve

Un Mac con macOS 14 o successivo, oppure un PC con Windows 10 o 11.
L’indirizzo dell’account e un modo per accedervi:
- Gmail o Google Workspace: una password per le app, che Google offre solo se è attiva la verifica in due passaggi. Su Workspace, l’amministratore deve consentire IMAP e le password per le app.
- Outlook.com, Hotmail o Microsoft 365: il tuo accesso Microsoft, fatto nel browser. Con un account di lavoro o della scuola può darsi che l’organizzazione debba prima approvare Arca.
- Qualsiasi altro provider: server IMAP, porta (di solito 993), nome utente e password, che trovi nelle pagine di assistenza del tuo provider.
Una cartella su un disco interno o esterno con spazio sufficiente per la casella.

L’interfaccia dell’app è in inglese e spagnolo; i passaggi qui sotto citano le voci in inglese.

Passaggio 1: installa Arca Mail Backup

Scaricala dal Mac App Store o dal Microsoft Store. Al primo avvio vedi Welcome to Arca Mail Backup.

Lascia attivo Back up in the background. Su Mac aggiunge Arca agli elementi di login; su Windows la aggiunge alle app di avvio e mette un’icona nell’area di notifica. In entrambi i casi i backup partono all’ora prevista anche con la finestra chiusa. Senza questa opzione, Arca copia solo quando premi Back Up Now. Poi clicca su Get Started.

Passaggio 2: aggiungi l’account

Scrivi l’indirizzo in Email e clicca su Continue: Arca capisce dall’indirizzo come collegarsi, e puoi correggerlo dal menu Provider: Gmail or Google Workspace, Outlook.com or Microsoft 365 oppure Other (IMAP).

Gmail: segui Create an app password in your Google account, copia la password di 16 lettere che ti mostra Google e incollala in App password, con o senza spazi. La tua vera password di Google non viene mai condivisa con l’app.
Outlook / Microsoft 365: clicca su Sign In with Microsoft e completa l’accesso nel browser. Arca non vede mai la tua password; è Microsoft a concederle il permesso di leggere la posta via IMAP, e puoi revocarlo in qualsiasi momento dal tuo account Microsoft.
Other (IMAP): compila Server, Port, User name e Password, poi clicca su Test Connection.

Quando compare Connected to…, scegli le cartelle in Which folders should Arca back up? e clicca su Continue. Per Gmail, Arca copia Tutti i messaggi con le sue etichette, così un messaggio con tre etichette viene salvato una volta sola e non tre.

Passaggio 3: scegli dove salvare il backup

In Where should Arca save your mail? scegli A folder or external disk e seleziona la cartella. Arca scrive un file di prova e, se può usarla, mostra Write test passed.

Se hai un disco esterno, è la scelta migliore: una copia sullo stesso disco del computer muore insieme al computer. Con il piano gratuito la destinazione deve essere un disco di questo computer, interno o esterno; un NAS, un bucket compatibile con S3, una cartella sincronizzata con un cloud o più destinazioni contemporaneamente fanno parte di Arca Pro.

Passaggio 4: imposta la pianificazione e fai la prima copia

In How often should Arca back up? scegli una Frequency. Il piano gratuito fa al massimo un backup al giorno, quindi Daily è la scelta sensata; Arca Pro aggiunge ogni 1, 3, 6 o 12 ore. Su un portatile, Only when connected to power evita che parta a batteria.

Clicca su Start First Backup. La prima copia è quella lenta, perché copia tutta la casella; da lì in poi ogni esecuzione scarica solo quello che è cambiato. Con un account Gmail grande la prima copia può richiedere diversi giorni, perché Google limita quanto un account può scaricare al giorno. Se si interrompe — il portatile va in stop, il Wi-Fi cade — l’esecuzione successiva riprende da dove si era fermata.

Passaggio 5: controlla il backup con Mbox Viewer

Non fidarti sulla parola: apri il backup. Nella cartella che hai scelto, Arca crea una cartella arca e, al suo interno, una cartella per ogni computer. La posta viene salvata in un file MBOX per cartella e per mese:

arca/<computer>/accounts/<account>/folders/<folder>/2026/2026-10.mbox

Per un account Gmail, <account> è l’indirizzo con i simboli trasformati in trattini (tu-gmail-com) e <folder> è gmail-all-mail. Accanto ad accounts ci sono un manifest.json, una copia dell’indice e un README.txt che spiega come aprire tutto senza Arca.

Trascina uno di quei file .mbox su Mbox Viewer — su Mac o su Windows — e cerca un messaggio che sai essere di quel mese. I file mensili restano piccoli, quindi di solito stanno nel limite di 1 GB della versione gratuita. Per leggere un anno intero in una sola finestra, Mbox Viewer può unire più mesi in un unico file.

Mbox Viewer legge soltanto il file e non ci scrive mai, quindi controllare il backup non può danneggiarlo. E nemmeno Arca torna a toccare i mesi già chiusi.

Recuperare un messaggio eliminato sul server

È a questo che serve il backup. In Arca puoi cercare per oggetto, mittente, destinatario o testo in tutti gli account. Un messaggio che non esiste più sul server porta l’etichetta Deleted on server.

Selezionalo e scegli Restore Selected…. I messaggi tornano in una New folder dello stesso account (per impostazione predefinita si chiama Restored Arca seguito dalla data) e niente di ciò che è già sul server viene modificato. Also restore what is still on the server è disattivata per impostazione predefinita, così torna solo ciò che era stato eliminato e non ti ritrovi con dei duplicati. Il ripristino nello stesso account è gratuito.

Se ti serve solo il messaggio come file, Export .eml… lo salva a parte.

Hai già un Takeout o un vecchio MBOX?

Arca accoglie anche gli archivi che hai già. Import an .mbox File… legge Google Takeout (mantenendo le etichette), le cartelle dei profili di Thunderbird, i pacchetti .mbox di Apple Mail e qualsiasi MBOX standard, e li trasforma in un account offline in cui cercare insieme a quelli collegati. Le caselle importate non contano nell’unico account del piano gratuito. Non importa PST né EML; per i file di Outlook, convertili prima in MBOX.

Piano gratuito e Arca Pro

Il piano gratuito copre un account collegato, copiato per intero su un disco del tuo computer una volta al giorno, con ricerca, verifiche, importazione e ripristino nello stesso account inclusi e senza limiti di dimensione. Arca Pro aggiunge più account, destinazioni NAS e S3, più destinazioni contemporaneamente, backup ogni poche ore e il ripristino in un account diverso. Prezzi e confronto completo sono su arcamailbackup.com.

Qualunque piano usi, i file sono MBOX standard sul tuo disco: se domani smetti di usare Arca, il backup si apre lo stesso in Mbox Viewer, Thunderbird o qualsiasi altro lettore.

Come fare il backup automatico della posta in MBOX (Mac e Windows)