Uma exportação é uma foto da sua caixa de entrada num dia; um backup é uma cópia que acompanha o que acontece depois. O Google Takeout, a exportação do Apple Mail ou a cópia de um perfil do Thunderbird dão a você um arquivo MBOX com tudo o que havia até aquele momento — e nada do que veio depois. O que chega e é apagado entre duas exportações não fica em nenhuma delas. Este guia monta o outro tipo: uma cópia programada da conta, no seu próprio disco, em arquivos MBOX comuns que o Mbox Viewer abre como qualquer outro.

Usamos o Arca Mail Backup, o nosso aplicativo de backup para Mac e Windows, porque ele grava exatamente o formato de que este site trata. O plano gratuito basta para tudo o que vem a seguir.

Takeout ou backup programado?

Os dois fazem trabalhos diferentes, e muita gente precisa de ambos.

Uma exportação (Takeout, Apple Mail, Thunderbird) é o certo para uma conta que você vai encerrar, uma que já não usa ou um arquivo pontual. Não exige instalar nada nem deixar nada rodando.
Um backup programado é o certo para uma conta que você continua usando. Ele roda sozinho e faz algo que uma exportação não consegue: uma mensagem apagada no servidor continua no backup, marcada como apagada, em vez de sumir dele também. Essa é a diferença entre uma cópia e um histórico, e o motivo de uma caixa que só existe no servidor não ser a mesma coisa que uma cópia sua.

Do que você precisa

Um Mac com macOS 14 ou posterior, ou um PC com Windows 10 ou 11.
O endereço da conta e um jeito de entrar nela:
- Gmail ou Google Workspace: uma senha de app, que o Google só oferece com a verificação em duas etapas ativada. No Workspace, o administrador precisa liberar o IMAP e as senhas de app.
- Outlook.com, Hotmail ou Microsoft 365: o seu login da Microsoft, feito no navegador. Com uma conta corporativa ou de estudante, pode ser que a sua organização tenha de aprovar o Arca antes.
- Qualquer outro provedor: o servidor IMAP, a porta (normalmente 993), o usuário e a senha, que estão na central de ajuda do seu provedor.
Uma pasta num disco interno ou externo com espaço para a caixa de e-mail.

A interface do aplicativo está em inglês e espanhol; os passos abaixo citam os textos em inglês.

Passo 1: Instale o Arca Mail Backup

Baixe na Mac App Store ou na Microsoft Store. Na primeira vez que abrir, você vê Welcome to Arca Mail Backup.

Deixe Back up in the background ligado. No Mac, isso coloca o Arca nos Itens de Início; no Windows, nos aplicativos de inicialização, com um ícone na área de notificação. Nos dois casos, os backups rodam no horário mesmo com a janela fechada. Sem essa opção, o Arca só copia quando você clica em Back Up Now. Depois clique em Get Started.

Passo 2: Adicione a sua conta

Digite o endereço em Email e clique em Continue. O Arca descobre como se conectar a partir do endereço, e você pode corrigir isso no menu Provider: Gmail or Google Workspace, Outlook.com or Microsoft 365 ou Other (IMAP).

Gmail: siga o link Create an app password in your Google account, copie a senha de 16 letras que o Google mostra e cole em App password, com ou sem os espaços. A sua senha real do Google nunca é compartilhada com o aplicativo.
Outlook / Microsoft 365: clique em Sign In with Microsoft e termine no navegador. O Arca nunca vê a sua senha: a Microsoft dá a ele permissão para ler o seu e-mail por IMAP, e você pode revogá-la quando quiser na sua conta Microsoft.
Other (IMAP): preencha Server, Port, User name e Password e clique em Test Connection.

Quando aparecer Connected to…, escolha as pastas em Which folders should Arca back up? e clique em Continue. No Gmail, o Arca copia Todos os e-mails com os marcadores, então uma mensagem com três marcadores é guardada uma vez, e não três.

Passo 3: Escolha onde salvar o backup

Em Where should Arca save your mail?, marque A folder or external disk e escolha a pasta. O Arca grava um arquivo de teste e mostra Write test passed se conseguir usá-la.

Se você tem um disco externo, melhor: uma cópia no mesmo disco do computador morre junto com o computador. No plano gratuito, o destino precisa ser um disco deste computador, interno ou externo; um NAS, um bucket compatível com S3, uma pasta sincronizada com a nuvem ou vários destinos ao mesmo tempo fazem parte do Arca Pro.

Passo 4: Programe o backup e faça a primeira cópia

Em How often should Arca back up?, escolha uma Frequency. O plano gratuito faz no máximo um backup por dia, então o mais sensato é Daily; o Arca Pro acrescenta a cada 1, 3, 6 ou 12 horas. Num notebook, Only when connected to power evita que ele rode na bateria.

Clique em Start First Backup. A primeira é a demorada, porque copia a caixa inteira; depois disso, cada rodada só busca o que mudou. Numa conta grande do Gmail, a primeira cópia pode levar vários dias, porque o Google limita quanto uma conta pode baixar por dia. Se ela for interrompida — o notebook entra em repouso, o Wi-Fi cai —, a rodada seguinte continua de onde parou.

Passo 5: Confira o backup no Mbox Viewer

Não confie no backup sem olhar: abra. Na pasta que você escolheu, o Arca cria uma pasta arca e, dentro dela, uma pasta por computador. O e-mail fica guardado em um arquivo MBOX por pasta e por mês:

arca/<computador>/accounts/<conta>/folders/<pasta>/2026/2026-10.mbox

Numa conta do Gmail, <conta> é o endereço com os símbolos trocados por hífens (voce-gmail-com) e <pasta> é gmail-all-mail. Ao lado de accounts há um manifest.json, uma cópia do índice e um README.txt que explica como abrir tudo sem o Arca.

Arraste um desses arquivos .mbox para o Mbox Viewer — no Mac ou no Windows — e procure uma mensagem que você sabe que é daquele mês. Os arquivos mensais são pequenos, então costumam caber no limite de 1 GB da versão gratuita. Para ler um ano inteiro numa janela só, o Mbox Viewer consegue juntar vários meses em um arquivo.

O Mbox Viewer só lê o arquivo e nunca escreve nele, então conferir o backup não tem como estragá-lo. O Arca também não volta a mexer nos meses que já fecharam.

Como recuperar uma mensagem que foi apagada no servidor

É para isso que o backup serve. No Arca, pesquise por assunto, remetente, destinatário ou texto em todas as contas. Uma mensagem que não existe mais no servidor aparece com a etiqueta Deleted on server.

Selecione a mensagem e escolha Restore Selected…. As mensagens voltam para uma New folder da mesma conta — que por padrão se chama Restored Arca mais a data —, e nada do que já está no servidor é alterado. Also restore what is still on the server vem desligado, então só volta o que foi apagado e você não fica com duplicatas. Restaurar na mesma conta é gratuito.

Se você só precisa da mensagem como arquivo, Export .eml… salva só essa mensagem, num arquivo à parte.

Já tem um Takeout ou um MBOX antigo?

O Arca também aceita os arquivos que você já tem. Import an .mbox File… lê o Google Takeout (mantendo os marcadores), pastas de perfil do Thunderbird, pacotes .mbox do Apple Mail e qualquer MBOX padrão, e transforma tudo numa conta offline em que você pesquisa junto com as contas conectadas. As caixas importadas não contam para a conta única do plano gratuito. Ele não importa PST nem EML; no caso dos arquivos do Outlook, converta para MBOX antes.

Plano gratuito e Arca Pro

O plano gratuito cobre uma conta conectada, copiada por inteiro num disco do seu computador uma vez por dia, com pesquisa, verificações, importação e restauração na mesma conta incluídas, sem limite de tamanho. O Arca Pro acrescenta mais contas, destinos NAS e S3, vários destinos ao mesmo tempo, backups a cada poucas horas e restauração em outra conta. Os preços e a comparação completa estão em arcamailbackup.com.

Seja qual for o plano, os arquivos são MBOX padrão no seu disco: se você deixar de usar o Arca amanhã, o backup continua abrindo no Mbox Viewer, no Thunderbird ou em qualquer outro leitor.

Como fazer backup automático do e-mail em MBOX (Mac e Windows)