Una exportación es una foto de tu buzón en un día concreto; una copia de seguridad es una copia que se mantiene al día. Google Takeout, la exportación de Apple Mail o un perfil de Thunderbird copiado te dan un archivo MBOX con todo lo que había hasta el momento de hacerlo, y nada de lo que vino después. Lo que llega y se borra entre dos exportaciones no está en ninguna. Esta guía monta lo otro: una copia programada de la cuenta, en tu propio disco, en archivos MBOX normales que Mbox Viewer abre como cualquier otro.

Usamos Arca Mail Backup, nuestra app de copias de seguridad para Mac y Windows, porque escribe justo el formato del que trata este sitio. Para todo lo que sigue basta con el plan gratuito.

¿Takeout o copia programada?

Hacen trabajos distintos, y mucha gente necesita los dos.

Una exportación (Takeout, Apple Mail, Thunderbird) es lo adecuado para una cuenta que vas a cerrar, una que ya no usas o un archivo puntual. No hace falta instalar nada ni dejar nada en marcha.
Una copia programada es lo adecuado para una cuenta que sigues usando. Funciona sola y hace algo que una exportación no puede: un mensaje borrado en el servidor se queda en la copia, marcado como borrado, en vez de desaparecer también de ella. Esa es la diferencia entre una copia y una historia, y la razón de que un buzón que solo vive en el servidor no sea lo mismo que una copia tuya.

Qué necesitas

Un Mac con macOS 14 o posterior, o un PC con Windows 10 u 11.
La dirección de la cuenta y una forma de entrar en ella:
- Gmail o Google Workspace: una contraseña de aplicación, que Google solo ofrece si tienes activada la verificación en dos pasos. En Workspace, el administrador tiene que permitir IMAP y las contraseñas de aplicación.
- Outlook.com, Hotmail o Microsoft 365: tu inicio de sesión de Microsoft, que se hace en el navegador. Con una cuenta de trabajo o de centro educativo puede que tu organización tenga que aprobar Arca antes.
- Cualquier otro proveedor: el servidor IMAP, el puerto (normalmente 993), el usuario y la contraseña, que vienen en la ayuda de tu proveedor.
Una carpeta en un disco interno o externo con sitio para el buzón.

La app está en español e inglés; los pasos citan los textos en español.

Paso 1: instala Arca Mail Backup

Descárgala del Mac App Store o de la Microsoft Store. La primera vez verás Te damos la bienvenida a Arca Mail Backup.

Deja encendido Copiar en segundo plano. En Mac añade Arca a los ítems de inicio; en Windows, a tus aplicaciones de inicio, con un icono en el área de notificación. En los dos casos las copias se hacen a su hora aunque la ventana esté cerrada. Sin esto, Arca solo copia cuando pulsas Hacer copia ahora. Después pulsa Empezar.

Paso 2: añade tu cuenta

Escribe la dirección en Correo y pulsa Continuar. Arca averigua cómo conectarse a partir de la dirección, y puedes corregirlo en el menú Proveedor: Gmail o Google Workspace, Outlook.com o Microsoft 365 u Otro (IMAP).

Gmail: sigue el enlace Crear una contraseña de aplicación en tu cuenta de Google, copia la contraseña de 16 letras que te enseña Google y pégala en Contraseña de aplicación, con o sin espacios. Tu contraseña de Google de verdad nunca se comparte con la app.
Outlook / Microsoft 365: pulsa Iniciar sesión con Microsoft y termina en el navegador. Arca nunca ve tu contraseña: Microsoft le da permiso para leer tu correo por IMAP, y puedes retirárselo cuando quieras desde tu cuenta de Microsoft.
Otro (IMAP): rellena Servidor, Puerto, Usuario y Contraseña, y pulsa Probar conexión.

Cuando aparezca Conectado a…, elige las carpetas en ¿Qué carpetas debe copiar Arca? y pulsa Continuar. En Gmail, Arca copia Todos con sus etiquetas, así que un mensaje con tres etiquetas se guarda una vez y no tres.

Paso 3: elige dónde guardar la copia

En ¿Dónde debe guardar Arca tu correo?, marca Una carpeta o un disco externo y elige la carpeta. Arca escribe un archivo de prueba y muestra Prueba de escritura superada si puede usarla.

Si tienes un disco externo, mejor: una copia en el mismo disco que el ordenador muere con el ordenador. En el plan gratuito el destino tiene que ser un disco de este equipo, interno o externo; un NAS, un bucket compatible con S3, una carpeta sincronizada con la nube o varios destinos a la vez son de Arca Pro.

Paso 4: programa la copia y haz la primera

En ¿Cada cuánto debe copiar Arca?, elige una Frecuencia. El plan gratuito copia como mucho una vez al día, así que lo razonable es Cada día; Arca Pro añade cada 1, 3, 6 o 12 horas. En un portátil, Solo con corriente evita que funcione con la batería.

Pulsa Hacer la primera copia. La primera es la lenta, porque copia el buzón entero; a partir de ahí cada pasada solo trae lo que ha cambiado. En una cuenta de Gmail grande la primera copia puede tardar varios días, porque Google limita lo que una cuenta puede descargar al día. Si se interrumpe (el portátil se duerme, se cae la wifi), la siguiente pasada sigue donde se quedó.

Paso 5: comprueba la copia con Mbox Viewer

No te fíes de la copia: ábrela. En la carpeta que elegiste, Arca crea una carpeta arca y, dentro, una por equipo. El correo se guarda en un archivo MBOX por carpeta y mes:

arca/<equipo>/accounts/<cuenta>/folders/<carpeta>/2026/2026-10.mbox

En una cuenta de Gmail, <cuenta> es la dirección con los símbolos cambiados por guiones (tu-gmail-com) y <carpeta> es gmail-all-mail. Junto a accounts hay un manifest.json, una copia del índice y un README.txt que explica cómo abrirlo todo sin Arca.

Arrastra uno de esos .mbox a Mbox Viewer —en Mac o en Windows— y busca un mensaje que sepas que es de ese mes. Los archivos mensuales son pequeños, así que normalmente caben en el límite de 1 GB de la versión gratuita. Para leer un año entero en una sola ventana, Mbox Viewer puede fusionar varios meses en un archivo.

Mbox Viewer solo lee el archivo y nunca escribe en él, así que comprobar la copia no puede estropearla. Arca tampoco vuelve a tocar los meses que ya se han cerrado.

Recuperar un mensaje que se borró en el servidor

Para esto está la copia. En Arca, busca por asunto, remitente, destinatario o texto en todas las cuentas. Un mensaje que ya no existe en el servidor lleva la etiqueta Borrado en el servidor.

Selecciónalo y elige Restaurar seleccionados…. Los mensajes vuelven a una Carpeta nueva de la misma cuenta, que por defecto se llama Restaurado Arca más la fecha, y no se cambia nada de lo que ya hay en el servidor. Restaurar también lo que sigue en el servidor viene desactivado, así que solo vuelve lo que se borró y no aparecen duplicados. Restaurar en la misma cuenta es gratis.

Si solo necesitas el mensaje como archivo, Exportar .eml… lo guarda suelto.

¿Ya tienes un Takeout o un MBOX antiguo?

Arca también admite los archivos que ya tienes. Importar un archivo .mbox… lee Google Takeout (conservando las etiquetas), carpetas de perfil de Thunderbird, paquetes .mbox de Apple Mail y cualquier MBOX estándar, y los convierte en una cuenta sin conexión en la que puedes buscar junto a las demás. Los buzones importados no cuentan para la cuenta del plan gratuito. No importa PST ni EML; los archivos de Outlook hay que convertirlos antes a MBOX.

Plan gratuito y Arca Pro

El plan gratuito cubre una cuenta conectada, copiada entera en un disco de tu equipo una vez al día, con la búsqueda, las comprobaciones, la importación y la restauración en la misma cuenta incluidas y sin límite de tamaño. Arca Pro añade más cuentas, destinos NAS y S3, varios destinos a la vez, copias cada pocas horas y restaurar en otra cuenta. Los precios y la comparativa completa están en arcamailbackup.com.

Uses el plan que uses, los archivos son MBOX estándar en tu disco: si mañana dejas de usar Arca, la copia se sigue abriendo en Mbox Viewer, Thunderbird o cualquier otro lector.

Cómo hacer copia de seguridad automática del correo en MBOX (Mac y Windows)